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書類整理サポート事業

サービス概要

山崎文栄堂の書類整理サポート

お客様のお仕事に最も大きな影響を与えるもの。それはオフィスそのものの環境です。私たちは書類の整理整頓・ファイリングシステムの観点からオフィスの効率化をトータルサポートしています。ファイリングシステムとは、だれもが、必要なときに、必要な書類を迅速に、正確に利用できるように管理するシステムのこと。書類をきちんと整理整頓することでオフィスのクリーン化が図れ、なによりも情報の共有化に貢献し、素早い業務が遂行されます。山崎文栄堂の社員は全員「ファイリングデザイナー検定」にチャレンジし、有資格者がエキスパートのノウハウで、オフィス環境からお客様のご発展をサポートいたします。

侮れない書類整理。たった3つのことを実績するだけで、書類の山は宝の山に。

  • 1捨てる仕組みを用意する
    捨てる仕組みを用意する

    オフィスに不要な書類がたまるのは捨てられないからです。まずは気軽に捨てられるようにしましょう。ホチキス・クリップがついたままの書類も機密性の高い書類も当社のエコポイットなら安心して捨てられます。エコポイットの詳細はこちら

  • 2流れる仕組みを確立する
    流れる仕組みを確立する

    書類の扱いに対する統一ルールを作りましょう。各社員の机にメールBOXと名付けたボックスファイルを設置すれば、「渡した」「見てない」等のトラブルも減らせ、縦にしてBOXを並べることで必要な書類を探す手間が大幅に短縮できます。

  • 3探せる仕組みを作る
    探せる仕組みを作る

    BOXファイルやインデックスのついたクリアフォルダーにタイトルをつけ保存し、余計な書類は捨てましょう。そうすれば、あっというまに必要な書類が見つかります。そして、書類の保管スペースは約半分になりスペースコストも安くなります。

この3つを実績すれば今まで、書類などを探していた時間が半分になります。
効率化のイメージ

サポート事例

書類整理サポートでオフィス環境が改善された事例のご紹介です。

ビフォーアフター

■G社様

時系列で検索頻度が低いものは2穴ファイルに整理。ボックスファイルの中のクリアホルダやすべての書類に背見出しをつけ、検索時間を短縮し、作業効率の向上を実現しました。

ビフォーアフター

■M社様

個人書類と共有書類の混在を整理。すべてのボックスに背見出しをつけ、よく利用する書類を中段に配置し、書類検索の容易化を実現。ダンボール一個分の書類が削減されました。

こんなことにお困りではないですか?

  • 文書検索に、無駄な時間を割いていませんか?
  • 不要文書に無駄なスペースを割いていませんか?
  • 文書の管理ミスによる情報漏えいの対策は万全ですか?
  • 自社にファイリングに精通するスタッフがいない

実際の改善例を見る!山崎文栄堂の「オフィス見学会」

「オフィス見学会」はすでに参加者2,000人を数えています。山崎文栄堂のオフィスで、レイアウトの改善例や家具の使用例をご覧いただくだけではなく、書類の整理整頓ノウハウを、捨てるしくみ(整理)や使ってはいけないファイル/使ってよいファイル(整頓)等の観点から、実際に体験していただきます。効率化の実例を見ながら、お客様のオフィスの改善点をコンサルティングさせていただけることも、オフィスの生産性アップを考え続けてきた山崎文栄堂だからこそご提供できるサービスだと考えております。