オフィスの書類が減らないのはなぜ？会社全体で取り組む書類整理の2つのポイント
2026.10.21
オフィスの机や棚に、いつの間にか書類が溜まっていませんか？
「不要な書類は処分してほしい」
「デスクの上をきれいにしてほしい」
社員にそう伝えても、しばらくするとまた書類が増えてしまう。そんな経験のある会社も多いのではないでしょうか。
実は、書類が溜まる原因は、社員一人ひとりの意識だけではありません。
大切なのは、不要な書類を捨てやすい環境をつくること。そして、会社全体で整理に取り組む機会をつくることです。
今回は、書類を減らすために実践したい2つのポイントをご紹介します。
1. 不要だと思った瞬間に捨てられる環境をつくる
1つ目のポイントは、不要な書類をすぐに処分できる環境を整えることです。
例えば、書類を1枚処分するたびに、少し離れた場所にあるシュレッダーまで移動しなければならないとします。
一度の手間はわずかでも、「あとでまとめて処分しよう」と考えてしまうことはありませんか？
その「あとで」が積み重なると、机の上や棚に書類がどんどん溜まってしまいます。
ここでの重要ポイントは、捨てるという行動そのものを簡単にするということです。
例えば、次のような工夫が考えられます。
●書類を処分しやすい場所に適切なアイテムを設置する
●機密書類と一般書類の処分方法を明確にする
●不要になった書類をどこに、どのように処分すればよいか、ルールをわかりやすくする
こうした環境が整っていれば、不要な書類をその場で処分しやすくなります。
社員の意識だけに頼るのではなく、自然と行動できる仕組みをつくることがポイントです。
2. 会社全体で書類を整理する日をつくる
2つ目のポイントは、会社全体で書類を整理する日を設けることです。
私たちは、決算が終わったタイミングで、社員全員で書類の整理や処分に取り組んでいます。
普段の業務では、「これは捨てても大丈夫だろうか」「念のため残しておこう」と判断に迷い、処分できずにいる書類もあるかもしれません。
会社全体で整理する機会をつくれば、保存が必要な書類と不要な書類を確認し、判断に迷うものについても担当者や責任者に相談しながら整理を進められます。
また、社長や管理職も一緒に取り組むことで、書類整理を特定の社員だけに任せず、会社全体の活動として進めやすくなります。
一度きりの大掃除で終わらせるのではなく、年1回定期的に実施することで、書類が溜まりにくい職場づくりにつながります。
書類整理で大切なのは、個人の努力よりも仕組みづくり
書類を減らそうとすると、つい「一人ひとりがきちんと片付けること」を求めてしまいがちです。
もちろん、日頃から整理する意識も大切です。しかし、それだけでは継続が難しいこともあります。
すぐに捨てられる環境をつくる
みんなで書類を整理する機会をつくる
この2つを組み合わせることで、日々の小さな書類の蓄積を防ぎながら、定期的に職場全体を見直すことができます。
書類の整理は、単にオフィスをきれいにするためだけのものではありません。必要な情報を探しやすくし、仕事を進めやすい環境を整えるための取り組みでもあります。
なお、書類を処分する際は、法令や社内規程に基づく保存期間を確認し、保存が必要な書類や機密情報を含む書類を誤って廃棄しないよう注意しましょう。
オフィス体験セミナーを毎月開催中！
書類が溜まりにくい環境をつくるためには、ルールを決めるだけでなく、働く環境そのものを見直してみることも大切です。
「書類整理されたオフィスって、どんな環境だろう？」
「社員が自然と片付けられる仕組みを、もっと知りたい！」
そんな方は、ぜひオフィス体験セミナーに参加してみませんか？
実際のオフィスを体験しながら、働きやすい環境づくりや、日々の業務をよりスムーズにするためのヒントを見つけていただけます。
オフィス環境を見直すきっかけとして、ぜひお気軽にご参加ください。
▼お申込み・お問い合わせはこちら