「使わないファイル」を決める。シンプルで効果的な整理整頓の考え方
2026.9.7
オフィスの書類整理で、「とりあえずクリアファイルに入れておこう」としていませんか？
実は、私たちの会社では、あえて「使わないファイル」を2つ決めています。
それが、通常のクリアホルダーと紙製のフラットファイルです。
一見すると、どちらもオフィスではよく使われる定番のファイルですよね。
では、なぜ使わないのか？
クリアホルダーを使わない理由
通常のクリアホルダーの大きな問題は、中に何が入っているのか、外から分かりにくいことです。
タイトルを書き込めないため、書類を探すときには、一つひとつファイルを開いて中身を確認する必要があります。
これが積み重なると、書類を探すだけで意外と時間がかかってしまいます。
そこで使っているのが、山付きクリアフォルダーです。
タイトルを書き込めるので、「これは○○の資料」「こちらは△△の書類」と中身を見なくても判別できます。
「探す時間を減らす」ために、ファイルそのものを変える。
シンプルですが、仕事の効率化につながる工夫です。
紙製のフラットファイルを使わない理由
もう一つ使わないのが、紙製のフラットファイルです。
理由は、自立しにくく、背表紙のタイトルも見づらいこと。
さらに、紙製なので長期間使っていると傷みやすいというデメリットもあります。
そこで採用しているのが、樹脂製のフラットファイルです。
プラスチック製なので丈夫で、長期間使うことができます。実際に山崎文栄堂では、10年以上使っているファイルもあります。
さらに、写真のようにボックスファイルと組み合わせることで、タイトルや見出しも確認しやすくなります。
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「使うもの」だけでなく「使わないもの」も決める
今回の事例は、単に便利な文房具を選んでいるだけではないということです。
「このファイルは使わない」
というルールを明確にし、オフィスで使う道具を共通化しています。
人によってファイルの選び方や整理方法が違うと、「あの書類はどこにある？」と探す時間が増えてしまいます。
反対に、使う道具や整理方法が統一されていれば、誰が見ても分かりやすいオフィスになります。
書類整理を改善するときは、
「何を使えばいいか」だけではなく、「何を使わないか」から考えてみる。
それだけでも、オフィスの整理整頓や業務効率化へ繋がっていくと思います。
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