【新人でも迷わない】ファイルに「住所」をつける書類整理術！背見出しの作り方のコツ
2026.8.17
「あのファイル、どこに戻せばいいんだっけ？」 「使った後に戻すのが面倒で、つい適当な場所に置いてしまった……」
皆さんのオフィスで、そんな経験はありませんか？ ファイルを探す時間は、積み重なると大きな時間のロスにつながります。
今回は、新入社員の方でもその日から迷わずにファイルを元に戻せる、そして決められたルールで「保管・保存・廃棄」ができる仕組みをご紹介します。
ポイントは「住所」と「ルール」を背見出しに書くこと
仕組みはいたってシンプルです。ファイルがどこにあるべきかという**「住所」と、いつまで取っておくかという「ルール」**を背見出しに記載するだけです
1. ファイルに「住所」をつける
動画の中で紹介している例では、背見出しに「B-3-4」といったコードを記載しています。これは以下のような意味を持っています。
- B：Bの棚
- 3：下から3段目
- 4：左から4番目
このように、棚の番号・段数・位置を数値化して住所を決めることで、誰でも迷わずに元の場所へ戻せるようになります。これなら、今日入ったばかりの新入社員の方でも一目で分かりますよね。
2. 「保管・保存・廃棄」のルールを記載する
住所と一緒に、その書類をどう扱うかのルールも明記しましょう。 例えば社会保険関係の書類であれば、以下のようなサイクルを定めます。
- 保管（オフィス内）：直近2年間は活用するため、オフィス内に置く。
- 保存（倉庫）：2年が経過したら、倉庫へ移動してさらに2年間保存する。
- 廃棄：保存期間が終了したら、溶解処理などで適切に廃棄する。
背見出しにこの期限やルールが書いてあれば、「これ、いつ捨てればいいの？」と誰かに確認する手間もなくなります。
仕組み化で「探す時間」をゼロに
一度このルールを決めてしまえば、誰でも同じようにファイルを管理できるようになります。 「ファイルを探す」という付加価値を生まない時間を減らすことで、本来集中すべき業務に時間を使えるようになります。
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