書類整理は「99％会社の持ち物」で考える
2026.4.30
今回のブログの概要はこちら！
オフィスの整理整頓と聞くと、
「デスクをきれいにすること」
を思い浮かべる人が多いかもしれません。
でも実は…
自宅の整理整頓とオフィスの整理整頓は、まったく別物です。
なぜなら、
自宅は「個人の持ち物」
オフィスは「会社の持ち物」
で成り立っているからです。
つまり、
オフィスの書類は基本的に会社の持ち物。
この考え方を取り入れるだけで、
書類管理はぐっとシンプルになります。
今回は、
生産性を高めるオフィス整理の3つのポイントをご紹介します。
① 引き出しをなくす
まず1つ目は、
デスクの引き出しをなくすこと。
少し驚くかもしれませんが、
引き出しは意外と
「書類のブラックボックス」
になりやすい場所です。
引き出しがあると、
・自分だけのルールで書類を管理する
・使わない書類を溜め込む
・他の人が探せない
という状態が起きやすくなります。
その結果…
「担当者がいないと分からない」
「書類が見つからない」
という
オフィスでよくある問題が発生します。
だからこそ、
書類は個人のデスクではなく
共有の書類棚で管理する。
これだけで、
オフィス全体の仕事の流れはかなりスムーズになります。
② 進行中の書類は「8センチルール」
とはいえ、
進行中の書類まで全部共有棚に置くと
毎回取りに行くのは大変ですよね。
そこで使うのが、
【8センチルール】です。
進行中の書類だけは、
個人のボックスで一時管理します。
ただし、このボックスにはルールがあります。
幅は8センチ。
このサイズにすることで、
・書類が増えすぎると入らない
・自然と整理する必要が出てくる
という仕組みになります。
案件が終わった書類は、
共有棚に戻す、または廃棄する。
この流れを作るだけで、
書類が溜まり続ける問題はかなり減ります。
③ 書類の住所を決める
最後のポイントは、
書類の住所表記です。
共有の書類棚には、
書類の「住所」を決めます。
住所を決めることで、
誰でもすぐに見つけられる
誰でも同じ場所に戻せる
という状態が作れます。
整理整頓は、
人の頑張りだけでは続きません。
大切なのは、
仕組みにすることです。
整理整頓は会社の文化になる
書類を「会社の持ち物」として管理すると、
・社員同士の共通認識が生まれる
・探す時間が減る
・仕事のスピードが上がる
といった変化が生まれます。
そして何より、
整理整頓されたオフィスは居心地がいい。
明るくて、気持ちよく働けて、
自然と思いやりも生まれます。
オフィス環境は、
会社の空気をつくる大切な要素。
ぜひ一度、
「書類は会社の持ち物」
という視点で
オフィス整理を見直してみてはいかがでしょうか。
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大切な皆様とともに、生き方・働き方をともに変えていく時間にできれば幸いです。
お会いできることを心より楽しみにしています。