こんにちは。山崎文栄堂の宮地です。

みなさんのオフィスのキャビネットにはどんなファイルを使われていらっしゃいますか？

山崎文栄堂では出張書類整理サービスでお客様のオフィスの整理整頓に伺う時があるのですが、「ファイル用具の選び方がわからない」「なんとなく前からこのファイルを使っていたから」と前任の方のやり方をそのまま引き継がれていらっしゃる方が多く、ご相談いただくことがあります。

そこで今回は【書類に合わせたファイル用具の選び方】について紹介したいと思います。

ファイル用具の選び方のポイントは２つで

①書類の活用の仕方

②書類のサイズ

に合わせて2つファイルを使っています。

山崎文栄堂で使っているファイルは以下の2つです！

■パイプ式ファイル

穴をあけて使うパイプ式ファイルにおすすめなのは

①時系列で見直したい書類

②サイズが整っている書類　です。

当社では「発行した請求書の控え」や「特定の取引先の履歴」などを

時系列で見直すために使っています。

ボックスファイルにおすすめなのは

①タイトルで探したい書類

②サイズがバラバラな書類　です。

山崎文栄堂ではほとんどの書類をこのボックスファイルを使っています。

先ほど紹介したパイプ式ファイルでも見出しを付けることはできるのですが、パイプ式ファイルだと「見出しを作る、書類をめくる、書類の抜き差し、穴を開ける」など色んな工程が発生してしまいます。

ボックスファイルを使えば「契約書」「人事書類」「経費の請求書」などの書類を、インデックスにテプラや手書きでタイトルを付けられるのと、時系列関係なくかんたんに書類の追加や取り出しが可能になります。

時系列関係ない、案件（タイトル）で管理してもいい書類は基本全てボックスファイルで1案件1クリアファイルで綴じて立てて保管することをしています。

ボックスファイルとインデックス付のクリアファイルを組み合せがポイントです。

こんな感じです！