こんにちは。山崎文栄堂の宮地です。

みなさんオフィスでおしごとをすると、自然と色んな書類が発生しますよね。

例えば、お客様案件、社内の企画書、請求書など、内容によっても書類の見る頻度も様々だと思います。

書類整理・保管でどのようなルールで運用すればいいか悩まれている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回はオフィスの書類の整理・保管の考え方について紹介したいと思います。

【YouTube】オフィス整理のプロが教える！オフィスの書類99%の法則 生産性の高い思いやりある空間づくり

--目次--

・「自宅の整理整頓」と「オフィスの整理整頓」の違い

・【ポイント①】引き出しをなくす

・【ポイント②】進行中の書類 8cmルール

・【ポイント③】書類の住所表記

・さいごに

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■「自宅の整理整頓」と「オフィスの整理整頓」の違い

早速ですがみなさん「自宅の整理整頓」と「オフィスの整理整頓」の大きな違いって何だかわかりますか？

それはモノや書類を「個人の持ち物として管理している」か「会社の持ち物として管理している」の違いなんです。

山崎文栄堂では【オフィスにある99%のモノや書類は、個人ではなく会社の持ち物】だという考え方でおしごとをしています。

これは自分が担当している書類も、会社の持ち物という考えです。

なぜそうしているかというと、個人のそれぞれの感覚で書類を管理してしまうと、デスク上に書類が溢れてたり、本来あるところに書類が戻ってきてなくてスムーズにおしごとが進まなくなったり、ちょっとした認識のズレが出てくることがあるからです。

オフィスというのはみんなの空間で、人やモノがオフィスの空気感を創ると私たちは考えています。

99％の書類を会社の持ち物としてどう管理していくのか、3つのポイントを紹介します！

・【ポイント①】引き出しをなくす

山崎文栄堂のオフィスには、デスクの引き出しやサイドキャビネットが1つもありません。

引き出しやサイドキャビネットは使い方次第では便利ですが、書類を入れてしまうと、探しづらく、使わないものを溜め込んでしまいます。

個人のルールで自分の使いやすいように管理してしまい、その人しかわからなくなり、オフィス全体が困ってしまいます。

山崎文栄堂では書類の個人管理をなくし、書類は会社の持ち物という考え方をしているので、共有の書類棚に保管するようにしています。

・【ポイント②】進行中の書類8cmルール

1つ目のポイントで、書類の個人管理をなくそう！と言いましたが、進行中の書類を毎回共有の書類棚まで取りにいくのってさすがに大変ですよね..。

そこで現在進行中の案件書類は、個人のボックスを用意して、書類の「一時的な仮置き場」をつくって管理する仕組みです。

そして案件が終われば、共有の書類棚に移動させたり廃棄することで効率よく仕事を進めていくことができます。

またボックスの幅が8センチだと書類が増えてくると入らなくなってくるので、自ずと書類整理する仕組みになっています。

・【ポイント③】書類の住所表記

会社の書類棚は上記の写真のように1箇所にまとめることでコンパクトにし、みんなで閲覧できるようにしてます。

そしてファイルにはテプラで住所表記をしています。

ボックスファイルに「P-3-2」というような表記にしています。

これは何かというとこの「P」というアルファベットは棚の住所になっていて、

「3」は下から数えて3段目、「2」は左から数えて2番目にあるということになります。

こうすることで誰でも定位置に戻せるようになり、整理整頓ができる会社の文化になります。

・さいごに

3つのポイントを抑えることで共通の認識でお仕事をすることができるようになります。

整理整頓され、明るく、思いやりのあるオフィスって居心地が良いですし

みんなが同じ方向を向いて良い影響が拡がっていくと思っています。

みなさんもぜひお試しください！