山崎文栄堂ではご縁のあるお客様と面談や訪問をし、オフィスのお困りごとやご相談を聴かせていただいています。リモートワークが普及しても「書類の整理整頓」について多くご相談いただくことがあります。

最近はペーパーレスになったとはいえ、気が付いたらデスク上に書類が溜まっていく…ということってありますよね。

今回はデスク上の書類整理の3つのポイントについてまとめましたのでご紹介します。

【YouTube】オフィス整理のプロが教える！デスク上の書類整理3つのポイント

--目次--

・なぜデスク上の整理整頓が必要か？

・ポイント①インデックス付きのクリアファイルに書類を入れる

・ポイント②インデックスにタイトルを付ける

・ポイント③ボックスファイルに書類を立てて管理する

・さいごに

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・なぜデスク上の整理整頓が必要か？

※書類で溢れていると仕事の抜け漏れや、探す時間がかかってしまう…

おしごとをしようと思った時にデスクの上が書類で溢れていると、席についてから「何から手を付けようかな。」と考えてお仕事のスピードが落ちてしまったり、色んな情報が視覚にも入るので頭がスッキリしなかったり、仕事の抜け漏れが発生しやすくもなります。

また書類が【山積み】になると、何の書類があるのかわからなくなり、何の書類が入っているのかわからないから、捨てられなくなります。書類が溜まっていく負の連鎖にもつながります。

デスクの上に何もない状態だと、1つのことに集中しやすい環境でもあり、生産性高くおしごとができるようになりますよね。

ではどうやって進行中の書類を管理していくのか。

簡単ににできる、3つのポイントを紹介します。

・【ポイント①】インデックス付きのクリアファイルに書類を入れる

書類は裸で管理せずインデックス付のクリアファイルに入れるようにしています。

裸のまま書類を管理していると書類がかさばったり、案件ごとに書類がまとまらなくなるので、クリアファイルで案件ごとにまとめていくことがポイントです。

ちなみに山崎文栄堂ではアスクルのクリアファイルを使用してます。

アスクル クリアーホルダー A4 1袋(10枚) 1山インデックス付 ファイル

・【ポイント②】インデックスにタイトルを付ける

上記の写真のようにインデックス（山付）クリアファイルにタイトルをつけます。

デスク上の書類をスッキリさせるための重要なポイントは【書類を立てる】ことです。

書類を平置きしてしまうと、重なっていき山積みになる原因にもなりますし、限られたデスクスペースの幅も取ってしまいます。

インデックス付クリアファイルにタイトルを付けて、書類を立てることで上記のようにインデックスを指ではじくだけで案件書類をかんたんに探せます。

こうすることで10秒以内に書類を探せる仕組みができます。

・さいごに

いかがでしょうか。

集中しておしごとするためには「身の回りの整理整頓」と「書類の管理」がとても大切だと思います。

整理整頓されスッキリした状態でおしごとをすること、探す時間を短くしてすぐに書類を出せると、周りから見ても信頼しておしごとをお願いできますよね。

デスク上の書類整理の3つポイント、みなさんもぜひお試しください！

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