こんにちは。山崎文栄堂の宮地です。

私は山崎文栄堂でお役立ち営業という役割で、お客様のお困りごとを解決する活動をし、日々中小企業のみなさまにお会いし、バックオフィスの様々なお困りごとを聴かせて頂いています。

たくさんの方々にお会いする中で最近は多くのお客様がIT化、クラウド化が加速し便利になった一方、特に備品の購買などを担っている総務、管理部のおしごとの方々は周りとのコミュニケーションをとりながらいかに効率化が求められているように感じます。

そこで今回はバックオフィスのおしごとでもある文具・備品消耗品の買い方と管理方法についてお伝えしたいと思います。

目次

｜オフィスで購入する事務用品を統一化しよう

｜これで在庫切れや無駄遣いがなくなる！事務用品の管理法

｜まとめ

｜オフィスで購入する事務用品を統一化しよう

みなさん社内にある事務用品の商品名や品番など覚えていますか？
事務用品を買う時に、多くの企業さんが商品名を思い出せず、オフィス通販サイトの注文履歴から探したり、キーワード検索をして同一商品を探される方が多いようです。また発注する人が複数人いたり、拠点や店舗が違うとそれぞれで自由に違うメーカーの金額も仕様も違うものをバラバラ買っていると、お客様に購買分析書(1年間の購買実績)を見せると「えー！こんなに色んなもの買ってるの？誰が買ったんだろう？」と請求書を後で驚かれることも。

ボールペンやホッチキス1つにしても様々なメーカーや色やサイズのもを買ってしまうと、替え芯も揃えられず意外にお金がかかってしまいますし、オフィス全体の統一感もなくなってしまいますよね。

私たちでお伝えしていることは『繰り返し購買する事務用品を統一すること』です。
色んなやり方があるのですが、アスクルの法人割サービスのソロエルアリーナでは購買の管理ができ、会社で決めた事務用品を買うような仕組みを作っていきたいという時に『企業推奨品』というお客様専用の専用カタログを作ることができます。

専用カタログから文具や備品消耗品など繰り返し購入するものをピックアップし、そこから選ぶようにルール化することで「あのボールペンって名前何だっけ？」「以前使ったファイルってどれだったかな…」ということがなくなり、誰が購入しても探す時間がからず、オフィスにあるモノも統一感が生まれてきます！

｜これで在庫切れがなくなる！事務用品の在庫管理法

「『企業推奨品』を設定してオフィスで買うものを統一できた！」でひとまず解決。
でも社員みなさんのデスク上や引き出しの中身を全て出してみると、意外にたくさんペンやハサミやホッチキスが溢れてくることもあり、「これ会社で1つあればいいよね？」と思うモノも出てくることがあります。

その他にも「文具を使おうと思ったら在庫がない…」「余分に文具を買いすぎてしまった…」「そもそも社内の文具をどう共有して活用するのかわらない…」というご相談も多くいただくこともあり、山崎文栄堂はアスクルの購買の管理や買い方の提案に加えて実際にどういう風にオフィスで備品を管理していけばいいのか、オフィスを公開しお伝えしています。

そのひとつの取組みが文具の在庫管理。

【1分でわかる】創業100年の文具のプロが紹介！在庫切れしない文具の在庫管理と社内の発注依頼までの流れ

文具や備品は一度買えば同じものを何度も使えますよね。動画のように在庫棚をつくって誰でも使えて元に戻せるようにし、最低在庫を決めて発注のタイミングも決めることでいつでも気持ちよく使えるようにしようという考え方で取り組んでいます。

｜まとめ

いかがでしょうか。お客様から買い物の仕方やコスト削減のご相談をいただくこと中で、”そもそもどうやったらオフィス全体の統一感とルールを決めて、探す時間を減らしたりや無駄な買い物おさえられるか”という視点でみなさんのオフィスのサポートをさせていただくかが大事だと考えています。

整理整頓されてはたらく人みんなが使いやすいように思いやりのあるオフィスは居心地が良いですし、人やモノがオフィスの明るい気持ちの良い空気感をつくっていく思います。

ぜひみんなでバックオフィスから明るく軽いオフィスづくりをしていきましょう！

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