オフィスのコンパクト化に役立つ、個人の持ち物の管理について
2020年以降、働き方が大きく変わった中で、特に大きな変化は『働く場所の変化』ではないでしょうか。この1年でご自宅でお仕事することを体験された方、ご自宅でのお仕事が当たり前になっている方も多いと思います。またそれに伴い、オフィスを従来の広さから、コンパクトにされたいということで引っ越しを検討されるお客様も多くいらっしゃいます。
オフィスをコンパクトにと、引っ越される際に、個人の持ち物の管理の仕方についてご相談を多くいただくので、みなさんのお役にたてればと当社の事例も踏まえてお伝えしていきます。
目次
｜個人の持ち物がたくさんっ！という方は、スッキリのチャンス！
｜個人の持ち物を置くことができる範囲を決めましょう！
山崎文栄堂で使っているアイテム２つの事例とそのご紹介！
｜まとめ
｜個人の持ち物がたくさんっ！という方は、スッキリのチャンス！
すでにご経験されている方も多いかと思いますが、ものの整理整頓が進むタイミングは断トツで「お引越し！」です。このタイミングを活かして、社内の個人の持ち物を整理整頓するのはいかがでしょうか。
おすすめなのが、『捨てる基準』を全体で持ち、共有し、みんなで『捨てる』ことを一緒に取り組むことです。
例えば山崎文栄堂の『捨てる基準』をご紹介しますと・・・
・半年以上手を付けていない、見ていない書類は捨てる。
・この書類がなくても、仕事ができないかと考える。
・社内に取っておくなら管理をする。
（いつまで取っておくのか？捨てるタイミングを決める）
・他の物をどかさないと取り出せない置き方をしない。量を持たない。
・データで残っている紙の書類は捨てる。
・必要な書類の原本は部署で管理し、コピーは捨てる。
手持ちの書類は部署内で認識していることが多いと思うので、部署全体で『捨てる』を一斉に行うと、その場で要る・要らないをお互いに確認できスムーズです。
｜個人の持ち物を置くことができる範囲を決めましょう！
オフィスをコンパクトにしていくということは、書類やものを置く場所も今までよりも限られると思います。そこで、残した書類やものについては、1人あたりが置くことができる範囲をあらかじめ決めておくことをおすすめします。
1人あたりが持てる範囲を決めるのに便利なアイテムとして当社で使っているタイテムを２つ、事例とともにお伝えします。
①個人の持てる書類の量は『仕掛りボックス』の範囲内に収める！
社員に1人１つ『仕掛りボックス』といって、幅10㎝のファイルボックスを提供しています。『仕掛りボックス』という名前の通り、現在進行中の書類を入れておくファイルボックスです。
1人１つの数は社長も一般社員も、役職問わずみんな同じです。ボックスの中で不要な書類はどんどん捨てながら、必要なものだけを入れておきます。
そして、1日のお仕事が終わったらオフィスの1か所の場所へ仕掛りボックスを戻してから帰宅します。
②個人ロッカー
オフィスの中では名刺の在庫や、ちょっとしたものを置いておきたいという声はあると思います。私の場合は、お仕事中に飲むコーヒーのパックやお味噌汁、おやつ！や、会社で支給された携帯電話の箱などを持っています。
そこで、当社では1人１つ、サイズ幅259㎜×奥行338㎜×高さ174㎜の個人ローカーを提供しています。個人ロッカーには鍵がかかるので、ノート型パソコンでお仕事をしているメンバーは、帰宅時に個人ロッカーへノート型パソコンをしまって帰宅します。
1人当たりの書類を持てる量、ものを持てる量の範囲を決めることで、決めた範囲以上に広がっていくことをこの2つのアイテムで防ぐことができます！
｜まとめ
社員の座る席を固定化せずに、毎日座る場所を自由に選ぶことができる『フリーアドレス』を山崎文栄堂でも導入しています。
オフィスをコンパクト化される企業様の中には、全員が座る席分はなく、固定席をなくし、フリーアドレスを導入される企業も多いと思います。フリーアドレスのオフィスでも活躍するのが、今回ご紹介した「仕掛りボックス」と「個人ロッカー」です。
今回ご覧いただいて、
「実際に仕掛りボックスや、個人ロッカーを見てみたい！」
「オフィスのコンパクト化に向けた準備や段取りを相談したい」という方には
オフィス見学会をおこなっておりますので、お気軽にご相談ください。
みなさんのオフィスづくりを応援しています！
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山崎文栄堂オではオフィス見学会を開催しています。
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