レイアウト変更！『ものを持たないオフィス』の考えでスッキリへ！
2021.6.2
山崎文栄堂では生産性高く、少数精鋭でチーム力を発揮できる仕組みをお客様と共に創り、会社の成長を支援するお役立ちに取り組んでいます。
今回は「ものを持たないオフィス」の事例をご紹介します。
山崎文栄堂には、
『オフィスを良くしていくためのヒントが欲しい』ということで
全国から企業様や、学校関係の方々が見学にお越しになられます。
最近では、
『オフィスのリニューアルに向けてモノや書類の取り扱い方、ルールをどうしたら良いか』
と、ご相談に来られる方が多くいらっしゃいます。
そこで、いらしていただく方に、お伝えしている『ものを持たないオフィスの考え』についてお伝えします。
もちろん、お仕事を進めていくうえで必要なモノは持つのですが、
それを最小限にしていきましょうという考えで、
ポイントは、『共有』してチームでモノや書類を扱うということです。
そこで、山崎文栄堂が取り入れている
考え方や、実際の書類整理の取り扱い方を簡単に3つアイデアとしてお伝えします。
アイデア1：チームのデスクに引き出しを持たない
オフィスの中の、モノや書類を収納する場所は必要最小限をオススメします。
収納の場所がたくさんあると、その分だけ、書類でもモノでも、
何でも取り敢えず入れておこう！となり
気づいたら、引き出し・サイドキャビネットの中が、モノで溢れている！なんてことも！
実は、山崎文栄堂では、机の引き出しがありません。
▲引き出しやサイドキャビネットがない机の下の様子
モノや書類の保管場所が限られています。
そして、必要な文具類は『共有』しているか、個人ロッカーで保管します。
アイデア2：書類を『個人』で持たない
書類を『共有化』し、チームの書類として置き場所を決める
引き出しやサイドキャビネットもそもそも、社内に置いていないので、書類は全て、共有の棚で保管します。
共有の棚は、それぞれの事業部でテリトリーを区分けして使っています。
▲『経理』のエリアの書類を置いていく棚。棚ごとに管理している部署が決まっている
もちろん、お仕事の中で取り扱っている書類はあると思います。
その場合は、現在取り扱っている書類を手元に置いていく『仮の置き場』を活用しています。
私たちは社内で『しかかりボックス』と言って、仕掛かり中のお仕事の書類を仮に置く場所として、
ボックスファイルを1人1個持っています。
▲社員もパート社員も1人1つ持っている『しかかりボックス』
アイデア3：文房具をできるだけ持たない
ハサミやホチキスをいつも持ってお仕事をしているということは
私たちのお仕事では、あまりありません。
そこで、ボールペン以外の文房具は、共有にして、置き場を決めています。
必要であれば、必要な分だけ取り出して使う。
終わったら、元に戻す。
この流れで十分お仕事ができます。
▲ボールペン以外の文房具は『共有』みんなで使うものという位置付け
『ものを持たないオフィスの考え』いかがでしたでしょうか？
現在、在宅と出勤と交互にお仕事されている、という方もいらっしゃるかもしれません。
持たないからこそ、共有で使う、置いておく場所をしっかり決めておくことで、
チームでお仕事をしていく中でも、すぐに取り出せる、すぐにわかるものや書類の使い方ができると思います。
『具体的に、書類の流れを見てみたい』
『サイドキャビネットを持たないで、どのように物を置いたりしているのか見てみたい』
という方は、
オフィス見学会も行っているので、お気軽にお問い合わせください。
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山崎文栄堂ではオフィス見学会を開催しています。
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