今だからできる！オフィスの書類整理で社内をスッキリしよう
2021.6.3
山崎文栄堂では生産性高く、少数精鋭でチーム力を発揮できる仕組みをお客様と共に創り、会社の成長を支援するお役立ちに取り組んでいます。
今回はオフィスの書類整理についての事例をご紹介します。
みなさんこんにちは
コロナウイルスの影響もあり不安定な状況が続いておりますが、
みなさんいかがお過ごしでしょうか？
在宅ワークが中心となっている今、
山崎文栄堂にはこんなお問い合わせをいただくようになりました。
「オフィスに人も少ないので、この機会にオフィスの整理をして書類が大量に出ました」
「ちょうど整理にいいタイミングなのでこれから整理しようと思っています」
各企業の皆様、この期間にオフィスの整理整頓を行われています。
書類の整理整頓のお手伝いをさせていただいている山崎文栄堂で
今回、自社の書類整理を行いながら書類の捨てる時のポイントを4つまとめてみました。
今回はこのボックスファイルの中身の整理をしていきます！
ちなみに中身は・・・
いろんな書類が乱雑に入っています。
中には明らかに不要そうな書類も・・・
それでは整理していきましょう！！
①いるものいらないものに分ける
これが一番大事です。
ポイントは迷ったら捨てる！
いるもの、いらないものの置き場を決めると分けやすくなります。
ボックスファイルの中には後で見返すかも？と思っていた書類もありましたが、
結局２ヶ月経っても一度も見返しませんでした。
②取っておくものにはタイトルをつける
保管が必要な書類についてはタイトルをつけていきます。
山崎文栄堂ではインデックス付きクリアファイルを使用しています。
タイトルをつけられるので、ファイルを探す手間が大幅に削減されます。
また、インデックスにはテプラでタイトルをつけています。
手書きでも良いですが、テプラは使い回しもできますし、見た目も非常に良くなります。
③いらないものはエコポイットに
不要な書類を捨てましょう
エコポイットを使えば処理時間たったの10秒で完了します。
クリアファイルに入ったままの状態でも投函OKです！
厚さ3cmもある書類の束も一回で簡単に処理可能です。
投稿口も広く見えますが、1回入れたら取り出せません。
スッキリした状態を保つためにも書類は随時捨てていくことが重要です。
一度ためてしまうとどんどん溜まってしまいます。
鍵付きBOXはメンテナンスの必要もないため、捨てたいときに簡単に捨てられます。
④大量に出た場合は段ボールに詰めても溶解できます
書類の整理が進み、不要な書類も増えてくると、
溶解ボックスに紙を入れる作業工程も増えて、
手間に感じることもあるかと思います。
そんな時には、お手持ちの段ボールに書類を詰めてください！
段ボールに詰めていただいた機密書類も1箱から回収にお伺いしております。
今まで段ボールで保管していた書類の廃棄については、そのまま段ボールでご依頼ください。
段ボール箱ごと溶解処理いたします。
⑤最後に
今の時期にオフィスの整理をしてスッキリしておきましょう。
オフィスで働く皆さんの、働きやすい職場のお手伝いができれば嬉しいです。
機密文書の廃棄方法をこれから変えようと思っていらっしゃる方、
既に溶解ボックスをご利用いただいて、使い方を見直そうとしていらっしゃる方、
ぜひ当社のページをご覧いただければ幸いです。
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