整理整頓でチームワークを築く
2021.6.4
山崎文栄堂では生産性高く、少数精鋭でチーム力を発揮できる仕組みをお客様と共に創り、会社の成長を支援するお役立ちに取り組んでいます。
今回は整理整頓の事例をご紹介します。
会社名：税理士法人町田パートナーズ様（東京都）
業種：税務・経理代行・バックオフィス業務改善システム開発
従業員数：約30名
①どんなことに困っていたか
税務・経理代行を行っている部署には、お客様からお預かりした書類や領収書を
ある一定期間、書庫内で保管を行っています。
今までは、書庫を物置きのように使い、
担当者が頭の中で設計した地図を元に、書類をしまっている状態でした。
「自分しか使わないので、自分がわかっているので大丈夫です」
「ばらばらにならないために、送られてきた封筒にしまっています」
おっしゃることはわかるのですが、
お客様からお預かりした書類は、大事な情報です。
お仕事を行うために必要なものですが、
きちんと管理することも、大事なお仕事のひとつです。
②こうやって解決しました
今回の書庫を整理整頓をするにあたり、
町田代表は、使っていい保管用アイテムを3つに決めました。
・ボックスファイル（プラスチック型）
・穴あけの厚型ファイル
・段ボール
今までは、
・紙袋に入れてあった書類
・書庫内の棚に直置きされていた書類
が目立っていたのですが、社内の共有ルールとして、町田代表が決められました。
1日をかけて、社内の皆さんが協力をして
ファイル用具の入れ替えや、見出し作成を行っていきました。
人によって保管方法がばらばらでしたが、
今回をきっかけに、「お客様ごとにケースを作って保管する」ことに統一されました。
③まとめ
9：30にスタートして、16：00には写真のような状態になりました。
一人ひとり、ご自身が出来ることを実施して、短い時間で社内全体がスッキリしました。
普段から、良いチームワークでお仕事されていることがうかがえました。
今回大きく変わったことは、みなさんが各自持っていた今までのやり方を手放して、
社内のルールに統一ができたことです。
今までの自分なりのやり方が、効率が良いと思っていても
「整理整頓がされてあり、仕事がしやすい環境を整えているか」とは違うことです。
半年前から環境整備に取り組まれている会社さんですが、
またひとつ、社内の環境が変わりチームワークを築いていた瞬間に立ち会うことができました。
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