業種：塗装・リフォーム・不動産

従業員数：約20名

20年以上志賀塗装様を支えてこられたベテランお二人の、デスクと書棚周りの整理整頓のレポートです。

前回は第一弾として、

に特化して徹底的に不要な書類やモノを捨てていただきました。

今回は第二弾として

をサポートして参りました！

一見スッキリしているように見えますが、ケースを取り出し中身を見て見ないと書類が特定できない状態。

どれが必要な書類なのかも不明でした。

＜机の文房具の形跡管理＞

まず、一度机の引き出しの中身を全部外に出します。

そしてそのまま外で『使う』・『使わない』に分けていきます。

ペンもたくさんお持ちだったので、インクが出る・出ないも確認しました。

同じ色の蛍光ペンが３本あるなんてこともあるので、手元に持っておく数を絞ります。

レイアウトしていく中でのポイント

右利き？左利き？を伺い、右利きの場合はよく使うものを右側に置くなどの工夫をします！

今回、志賀塗装様のご要望はハイレベルで、置く向きも考慮しました。

置き方が揃うように、『▲』シールをつけて置く向きを整えます。

（１ヶ月ごの訪問でキープできているかチェックします。）

前回は、『整理』で書類棚にある書類を『要』・『不要』に振り分けました。

今回は、残った『要』、つまり必要で保管する書類を『整頓』します。

『整頓』ですることは

・置く場所を決める

・名前を表示する＝ファイル用具にタイトルをつける（保管期限をつけて）

〜ワン・ポイント〜

書類の使用頻度、取り出して見たり回覧されているかを伺い、書類を置く位置を決めていきます。

使う頻度が低く滅多に取り出さない書類は、手が届きにくい一番上の段や腰をかがまないと取り出せない一番下などに。

よく取り出すファイルボックスは、目線の高さに置くなど決めていきます。

選定したファイル用具に書類を入れ替えていきます。

〜ワン・ポイント〜

書類の種類によって、使うファイル用具を分けます！

・請求書や納品書・見積書のようにフォーマットが決まっていて、定型的な書類

→厚型2穴ファイル

・定型的な書類でなく、その都度発生し書類の内容が終わったら廃棄する書類

→インデックス付きクリアフォルダー/ボックスファイル

※ファイル用具は、ファイルの色・大きさを揃えると見た目もスッキリ。

ファイル用具に振り分けた後は、振り分けた書類のファイル用具に付箋で仮のタイトルをつけていきます。

専用のファイル管理ソフトに書類のタイトルや保管期限を書いていきます。

ポイント3つをおさらいしましょう！

①整理するときは全部外に出してから、外で『使う』『使わない』を分類していく

②ファイル用具は、書類の形式（定型・否定型）に合わせて選定する

③ファイルの色・大きさを揃えると見た目もスッキリ

今回は配置まで完了しました。

次回は住所を表示して、取り出したファイルボックスを元に戻せるようにしていきます。

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