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オフィスの片付けは、まず個人のデスクから!

2021.8.2
書類をはじめとしたオフィスの片付けを10年以上、サポートさせていただいています。

取り組む中で一番多くいただく質問が
「どこから始めたらいいですか」というお声です。

今回はオフィスを片付けていく順番をその理由と共にお伝えします。

目次
|オフィスをスッキリ、きれいにしたい!けど・・・
|オフィスの片付けのポイント!をご紹介
 ①みんなで取り組む
 ②オフィスの片付けは個人デスクから!
 ③個人デスクから出てきた書類は共有棚で保管
|まとめ

|オフィスをスッキリ、きれいにしたい!けど・・・
会社というチームの中で「いざ、片付けよう!」として、オフィスを見渡した時に
「なんだか、モノや書類がやたらと多い」「ここも気になる、あそこも気になる」と目についてしまって、結局どこから手を付けたらいいかわからない、ということがあるかもしれません。

お料理にも美味しく作るポイントがあるように、片付けにもうまくいくポイントがありますのでお役に立てればと思います。

|オフィスの片付けのポイント!をご紹介
ポイント①みんなで取り組む!
同じ時間に、一斉にみんなで取り組むことをおすすめしています。その理由は、オフィスで使う書類やモノは共有して使っている場合が多いためです。
その場で『この書類は残しておこう』『捨てて大丈夫』『名刺の保管はどうしてる?』『進行中の見積もりはどこに置いておく?』『このカタログは私ももっているから、どちらか1冊だけ残しておけばいいよね』など、確認しながら進められると安心です。

また、片づけのゴールのイメージを、みんなであらかじめ共有しておくと良いと思います。
私たちがサポートする場合のゴールは、『机の上には、電話機以外は何も置かない』クリアなデスクを目指します。ゴールを共有しておくことで、個人の視点でなく、チームという視点を取り入れて、ゴールをみんなで目指す動きにしていきます。
そして、いざ片づけをスタートした時に、書類を捨ててよいか、どうするか判断する機会が必ずあるので、そこで判断できる方の存在が大事になってきます。そこで、社長や、リーダーには必ず同席してもらって一緒に取り組み、その場で捨てるか、残すか、判断できる体制にしておくことも大事です。

社員数が多い企業様から、「全員の参加は難しい」というお声をいただきますが、その場合は、チームや部署単位で、みんなで取り組むことをおすすめしています。

ポイント②オフィスの片づけは個人デスクから!
オフィスを見わたすと、書類棚もデスクもモノや書類の多さが気になり、どこから手を付けたら良いかわからない方には『個人のデスク』から始めることをおすすめしています。
理由は、片づけを始めるうえで、前提としている考えですが
『オフィスにある書類の99.9%は共有書類』という位置づけでいます。
ですので、会社において個人で持ち続ける書類はほぼないと考えるため、個人のデスクには保管せず、すべて共有棚で保管するように片づけます。

ポイント③個人デスクから出てきた書類は共有棚で保管
個人のデスクから出てきた書類を、個人のデスクに戻してしまうと、また元に戻ってしまうということになりかねません。

そこで、個人で出てきた書類は、部署やチームの棚で保管します。
共有棚での管理の仕方はこちらの動画で紹介しております↓
【幸せなオフィスづくり#4】探す時間を減らそう編③誰もが元の位置に戻せるポイント
Youtubeはこちら

|まとめ
いかがでしたでしょうか?
社内で発生する書類の99.9%は共有書類という位置付けから、まずは個人のデスクから片づけ、そして、部署やチームの書類棚へと片づけていく流れを抑えておくと、お役に立てると思います。

以前にサポートした企業の方からは、
『個人のデスクから共有棚で書類を保管することで、机の上もクリアになり、今必要な書類だけを広げてお仕事することで、集中して取り組めるようになった』

『新たに発生する書類についても置き方、管理の仕方を部署内で決めて運用することを通じて、部署内で話し合う機会もうまれ、チームの中で気軽に話し合うきっかけにも繋がった』
というお声もいただきました。

個人のデスクの片づけは、仕事において、個人の感覚からチームの感覚を取り入れていくトレーニングにもなりますので、おすすめです。

オフィスの仲間と良いチームを作っていくためにも、目に見えるものや書類の片づけを通して、お互いにとって居心地よく、気持ちのよく、仕事のしやすい環境づくりに向けて、今回、お伝えしたいことが、お役に立てれば幸いです。

「オフィスを片付けたい」というお声や、最近ですと「フリーアドレスを導入するのに、どのように、どこから片づけをしたらいいか相談したい」などお声を頂くことがあります。みなさんのお役に立てるようにと、山崎文栄堂ではオフィス見学も行っています。

是非一度、下記をチェックしてみてください!
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