取り組む中で一番多くいただく質問が

「どこから始めたらいいですか」というお声です。

今回はオフィスを片付けていく順番をその理由と共にお伝えします。

会社というチームの中で「いざ、片付けよう！」として、オフィスを見渡した時に

「なんだか、モノや書類がやたらと多い」「ここも気になる、あそこも気になる」と目についてしまって、結局どこから手を付けたらいいかわからない、ということがあるかもしれません。

お料理にも美味しく作るポイントがあるように、片付けにもうまくいくポイントがありますのでお役に立てればと思います。

また、片づけのゴールのイメージを、みんなであらかじめ共有しておくと良いと思います。

私たちがサポートする場合のゴールは、『机の上には、電話機以外は何も置かない』クリアなデスクを目指します。ゴールを共有しておくことで、個人の視点でなく、チームという視点を取り入れて、ゴールをみんなで目指す動きにしていきます。

そして、いざ片づけをスタートした時に、書類を捨ててよいか、どうするか判断する機会が必ずあるので、そこで判断できる方の存在が大事になってきます。そこで、社長や、リーダーには必ず同席してもらって一緒に取り組み、その場で捨てるか、残すか、判断できる体制にしておくことも大事です。

社員数が多い企業様から、「全員の参加は難しい」というお声をいただきますが、その場合は、チームや部署単位で、みんなで取り組むことをおすすめしています。

オフィスを見わたすと、書類棚もデスクもモノや書類の多さが気になり、どこから手を付けたら良いかわからない方には『個人のデスク』から始めることをおすすめしています。

『オフィスにある書類の99.9%は共有書類』という位置づけでいます。

ですので、会社において個人で持ち続ける書類はほぼないと考えるため、個人のデスクには保管せず、すべて共有棚で保管するように片づけます。

いかがでしたでしょうか？

社内で発生する書類の99.9%は共有書類という位置付けから、まずは個人のデスクから片づけ、そして、部署やチームの書類棚へと片づけていく流れを抑えておくと、お役に立てると思います。

以前にサポートした企業の方からは、

『個人のデスクから共有棚で書類を保管することで、机の上もクリアになり、今必要な書類だけを広げてお仕事することで、集中して取り組めるようになった』

『新たに発生する書類についても置き方、管理の仕方を部署内で決めて運用することを通じて、部署内で話し合う機会もうまれ、チームの中で気軽に話し合うきっかけにも繋がった』

個人のデスクの片づけは、仕事において、個人の感覚からチームの感覚を取り入れていくトレーニングにもなりますので、おすすめです。

「オフィスを片付けたい」というお声や、最近ですと「フリーアドレスを導入するのに、どのように、どこから片づけをしたらいいか相談したい」などお声を頂くことがあります。みなさんのお役に立てるようにと、山崎文栄堂ではオフィス見学も行っています。