2020.03.31 山崎文栄堂

社内の情報管理の実態に迫る?!名刺事業部編

はじめに


山崎文栄堂では事業部関係なく、チーム活動を行っています。

面談の中でお客様から「情報推進チームってどんな活動しているのですか。」とよくご質問を頂きます。

そこで今回!情報推進チームの新人の杉原が先輩社員にインタビューを行い、

山崎文栄堂の取り組みをお伝えできればと思います。

 

 

すぎ:はい、こんにちは!情報推進チームの杉原です。

   3月から情報推進チーム新しく加わりました。

   本日は、情報推進チームの先輩で名刺事業部の古川さんにお越し頂きました。

   古川さんのご登場です。

 

ふる:古川です。よろしくお願いします。

撮影の山崎将央:(拍手)

 

 

 

名刺の取扱い


すぎ:早速ですが古川さんに質問させていただきます。

   そもそも名刺って何情報になるんですか?

 

ふる:名刺って何…何情報?(笑)

 

   何情報…個人情報…ですね?はい。うん。

 

   お客様の所属している会社や、連絡先メールアドレス等が個人情報になってます。

 

   個人が特定できてしまうものは個人情報になります。

 

すぎ:名刺事業部のお客様情報の管理はどうなっていますか。

 

まさ:杉原さん、どうなっていますかという聞き方だと問い詰めてるみたいだよ…?

 

すぎ:…あっどうされていらっしゃるんですか。

 

ふる:(笑)社内の話になるんですが、名刺事業部ではお客様の名刺に入れるお客様情報や

   社員サーバー内のフォルダに名刺や年賀状のお客様情報を管理しています。

 

 

Pマーク


すぎ:今山崎文栄堂ではPマークを取得していますよね。

 

ふる:はい、そうです。

 

すぎ:名刺事業部は個人情報の取り扱いがすごく多いと思いますが、

   Pマークの審査ではどういったところをチェックされるのですか。

 

ふる:Pマークに関しては名刺事業部として取り組んでいるのではなく会社全体として取り組んでいます。

   個人情報の保護のマニュアルがあってそこにのっとる形で取り組んでいます。ちょっと持ってきます。

……パラパラ

ふる:ここにマニュアルが入っています。年度ごとに更新されていくものだから今後、

   杉原さんも一緒に書類を綴じる作業したり審査に立ち会ってしていきます。

 

すぎ:なるほど。このマニュアルは山崎文栄堂で作っているんですか。

 

ふる:書類作成に関しては協力会社様にお手伝いして頂いています。

 

すぎ:Pマークを取得したことで会社としてのメリットはなんですか。

 

ふる:Pマークは第三者機関から認められている証だからお客様に安心して頂けることが出来ます。

   そもそもPマークを取得していないところに名刺をお願いする気になれない会社様もあります。

   個人情報をしっかり「保護しています」「管理しています」と言う証になるので、

   お客様に安心して使っていただけることがメリットです。

 

すぎ:Pマークを取得していない企業とはお付き合いできない会社様もいるんですか。

 

ふる:社内の規定としてお客様の取引先でPマークを取得していない所とは

   お取引ができないという企業様もあります。

   文栄堂はそういった企業様からのお話もあり、10年近く前にPマークを取得しました。

 

すぎ:Pマークはすごいっていうことですか。

 

ふる:Pマークは一定の情報管理の基準を満たしているということだけれど、

   山崎文栄堂は名刺事業だけでなく、溶解処理事業もお客様の個人情報を取り扱っているため、

   取得している事はお客様にとって安心材料になっていると思いますよ。

 

   さっきから同じこと言っているけど安心して使ってもらえるっていうことが大切です。

 

   社内ではPマークの取得はあくまで自社の基準の第三者的評価なので、

   Pマークというよりも信頼してもらえる環境や取り組みを重視しています。   

 

すぎ:ありがとうございます。

 

まとめ


まさ:杉原さん、初インタビューおつかれさま。

ふる:インタビューしてみて何か感じたことありますか。

    内容をまとめてみましょう。

 

すぎ:えっ。(一同笑い)

 

   そうですね、情報管理すると言う事は間違いなく必要なことで信頼関係であったり、

   お客様が安心して利用できると言う事はとても価値があることだと思いました。

   今回私も情報推進チームに加わったので、社内のセキュリティーを守っていきたいと思います。

 

まさ:さすがディフェンダー。(※杉原さんは高校時代サッカーのディフェンダーでインターハイ出場しています)

 

すぎ:任せてください!古川さん、ありがとうございました!

 

まさ:(拍手)

 

■今回、インタビューを実施してみて

お客様の情報をお預かりしているという意識をもって仕事に取り組んでいくことが大切だと感じました。

また、信頼関係は一つのミスで一瞬にして失われてしまうので情報管理、情報の取り扱いに関する教育が必要だと感じました。

今後も情報推進チームの活動を記事にしていくので是非ご覧ください!