2020.03.03 山崎文栄堂

身軽になって、レイアウト変更に備えよう!

 

2月の上旬、1日をかけて『捨てリング』を行いました。
捨てリングとは、簡単にいうと、オフィスの整理整頓を行うことです。

 

※捨てリングについて、具体的にまとめている記事があります。
よろしければご覧ください。
オフィスを元気にする秘訣!『捨てリング』から始まるオフィスづくりについて

 

今回は、実施することになった経緯や、当日どんな様子で進めていったのかを
ご紹介させていただきます。

 

 

実施することになった経緯

 

ご相談を頂いたのは、昨年の10月頃。
弊社が開催している、オフィス見学会のお問い合わせを頂いたことがきっかけでした。

 

来年の2月にレイアウト変更を控えていて、それに向けて、
・オフィスの整理整頓
・現在の書類の整理や保管
・今後のルールづくりの実践方法
などを取り組みたいとご連絡をいただきました。

 

そして11月のオフィス見学会に参加頂き、
そこからレイアウト変更に向けてサポートがスタートすることになりました。

 

 

当日の様子

 

当日は朝~夕方まで、丸一日6時間かけて「書類・モノを捨てる」を行いました。
参加頂いたのは、社長含め約20名のみなさん。

 

はじめに事前アンケートの共有や一日のゴールイメージを共有してからスタートします。

 

今回は、会社の方針としてルールを決めました。

 

書類は会社の共有物。個人デスクで管理しない。
デスクに置いていいのは、文房具と進行中書類だけ。

 

ゴールイメージがあると、みんなで一緒にその形に近づけようとチーム力も働きます。

 

全体共有の後は、各自のデスクの整理整頓を始めます。

 

デスクの引き出しにしまってあるものを一度全て出して、
出してから「要・不要」の振り分けを行います。

 

 

引き出しごとに一度中身を全て出して、必要なモノだけ残しておく。

 

営業部のデスクには、
・過去の対応書類
・もう見ないカタログ
が多くあり、「この機会に捨てます」と捨てられる書類・資料がほとんど。

 

どんどん引き出しの中身が空になっていきました。

 

 

 

全ての引き出しの「要・不要」の振り分けを繰り返し、
「いる」と判断したものをカテゴリー分けしていきます。

書類とモノにわけて、書類もボックスファイルを上手く活用して、カテゴリーごとにまとめていきました。

 

約3時間もすると個人デスクの整理整頓が終わってきた方もちらほら。

 

まだ終わっていない方のお手伝いをしたり、棚の上・床に置かれていたモノの整理整頓に取り掛かっていただきました。

 

日頃からのチームワークを伺える、助け合いや声掛けが飛び交っていました!

 

 

夕方には皆さんのデスクはスッキリ!
デスク上も広々として、引き出しも空の段が目立ちます。

 

 

 

1日を通しての廃棄量

 

6時間、約20人で実施した捨てリング。
最終的に出た廃棄量は、なんと
・書類 ダンボール16箱
・ゴミ ゴミ袋13袋

 

集中して一気に行うことで、こんなにも廃棄量が出ました。

 

レイアウト変更前に、この分の量を減らすことができたのは、大きな成果だと思います。
捨てリングを行っていなかったら、本当は不要なこの分量を、時間と労力をかけて対応をしていたかもしれません。

 

 

番外編

今回一番頑張って頂いたのは、管理部門を担当している方のデスク。
スタート時は書類を広げることが出来ないくらい、デスク上に書類が山積み状態。

 

一緒にサポートに入りながら、「要・不要」を根気強く向き合って頂きました。

 

 

振り分けをしながら、気づいたことは
「デスクで抱えていた書類のほとんどは、原本をコピーした書類であった」ということ。

 

捨てるペースがどんどん上がっていき、
・捨てる 80%
・共有キャビネットで共有化書類 15%
・電子化 5%
くらいの振り分けでした。

 

実施後は見違える程キレイに!

周りからも拍手が起こっていました。