2020.03.03
身軽になって、レイアウト変更に備えよう!
2月の上旬、1日をかけて『捨てリング』を行いました。
捨てリングとは、簡単にいうと、オフィスの整理整頓を行うことです。
※捨てリングについて、具体的にまとめている記事があります。
よろしければご覧ください。
オフィスを元気にする秘訣!『捨てリング』から始まるオフィスづくりについて
今回は、実施することになった経緯や、当日どんな様子で進めていったのかを
ご紹介させていただきます。
実施することになった経緯
ご相談を頂いたのは、昨年の10月頃。
弊社が開催している、オフィス見学会のお問い合わせを頂いたことがきっかけでした。
来年の2月にレイアウト変更を控えていて、それに向けて、
・オフィスの整理整頓
・現在の書類の整理や保管
・今後のルールづくりの実践方法
などを取り組みたいとご連絡をいただきました。
そして11月のオフィス見学会に参加頂き、
そこからレイアウト変更に向けてサポートがスタートすることになりました。
当日の様子
当日は朝~夕方まで、丸一日6時間かけて「書類・モノを捨てる」を行いました。
参加頂いたのは、社長含め約20名のみなさん。
はじめに事前アンケートの共有や一日のゴールイメージを共有してからスタートします。
今回は、会社の方針としてルールを決めました。
書類は会社の共有物。個人デスクで管理しない。
デスクに置いていいのは、文房具と進行中書類だけ。
ゴールイメージがあると、みんなで一緒にその形に近づけようとチーム力も働きます。
全体共有の後は、各自のデスクの整理整頓を始めます。
デスクの引き出しにしまってあるものを一度全て出して、
出してから「要・不要」の振り分けを行います。
引き出しごとに一度中身を全て出して、必要なモノだけ残しておく。
営業部のデスクには、
・過去の対応書類
・もう見ないカタログ
が多くあり、「この機会に捨てます」と捨てられる書類・資料がほとんど。
どんどん引き出しの中身が空になっていきました。
全ての引き出しの「要・不要」の振り分けを繰り返し、
「いる」と判断したものをカテゴリー分けしていきます。
書類とモノにわけて、書類もボックスファイルを上手く活用して、カテゴリーごとにまとめていきました。
約3時間もすると個人デスクの整理整頓が終わってきた方もちらほら。
まだ終わっていない方のお手伝いをしたり、棚の上・床に置かれていたモノの整理整頓に取り掛かっていただきました。
日頃からのチームワークを伺える、助け合いや声掛けが飛び交っていました!
夕方には皆さんのデスクはスッキリ!
デスク上も広々として、引き出しも空の段が目立ちます。
⇓
1日を通しての廃棄量
6時間、約20人で実施した捨てリング。
最終的に出た廃棄量は、なんと
・書類 ダンボール16箱
・ゴミ ゴミ袋13袋
集中して一気に行うことで、こんなにも廃棄量が出ました。
レイアウト変更前に、この分の量を減らすことができたのは、大きな成果だと思います。
捨てリングを行っていなかったら、本当は不要なこの分量を、時間と労力をかけて対応をしていたかもしれません。
番外編
今回一番頑張って頂いたのは、管理部門を担当している方のデスク。
スタート時は書類を広げることが出来ないくらい、デスク上に書類が山積み状態。
一緒にサポートに入りながら、「要・不要」を根気強く向き合って頂きました。
⇓
振り分けをしながら、気づいたことは
「デスクで抱えていた書類のほとんどは、原本をコピーした書類であった」ということ。
捨てるペースがどんどん上がっていき、
・捨てる 80%
・共有キャビネットで共有化書類 15%
・電子化 5%
くらいの振り分けでした。
実施後は見違える程キレイに!
周りからも拍手が起こっていました。
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