2020.01.30 山崎文栄堂

紙でのやり取りから、クリックだけの簡単注文へ

【企業情報】
・業種:介護・福祉
・地域:東京都内
・従業員人数:100人

 

 

 

①どんなことに困っていたか?

紙文化が強く、決裁を取る時は必ず紙に出力していた。
アスクルを注文する場合、各部門が商品を選定し、紙に商品番号を書いて上長に申請。

決裁がおりたら、総務が商品番号をアスクルで検索し、カートに入れて発注をしていた。
紙での申請は、上長が事務所にいないと承認をもらえず時間がかかること、
また総務は毎回商品番号を検索してからカートに入れていく作業に時間がかかっていた。

 

 

②こうやって解決しました

まずは第1段階として、上長の紙での承認方法は変えず、総務での発注の手間の部分を削減しました。
ソロエルアリーナやアスクルには、カートに入れている商品を「見積書」としてPDFに出力できる機能があります。
総務部で発注するIDと、見積書作成用のIDとを各部門ごとに作成し、
各部門は、見積書作成用IDにて、商品を検索し、カートに入れます。カートの中を進んでいき、見積書のPDFを印刷します。
画面は、「承認申請」ボタンをクリックして完了です。
印刷した見積書を、上長に提出し、承認をもらいます。承認が通れば、総務部が発注。
総務部には、承認依頼のメールが届いており、メールに記載のURLからログインすると、承認待ちの一覧が確認できます。
上長の承認を得た見積書分の注文を、総務部が画面上で「承認」ボタンをクリックし、注文が確定されます。

 

 

 

③喜びの声

総務部の方から「今まで、毎回商品の番号を打って、1つ1つ間違いがないか確認する作業も面倒だった。これからは、承認ボタンを押すだけなので、とても楽になります。」とお声をいただきました!

 

 

 

 

ご興味ありましたらぜひ一度弊社までご相談ください。

TEL:0120-322-881

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