2019.07.31 山崎文栄堂

社員みんなで時間をかけてオフィスを変えていく

町田パートナーズ様では計3回
社員の皆さんに参加いただいて、書類の整理整頓を行いました。

 

回を重ねるごとに、オフィスはもちろん
社員の皆さんの気づく力も変わってきたと感じています。

 

今回は、1回目から3回目までの変化をまとめてみました。

 

第1回目(2018年12月)

年末の大掃除も兼ねて、初めて全社をあげての整理整頓を行いました。
1回目は、個人デスクの整理整頓です。

 

これは整理整頓前のデスクの様子です。

 

 

 

 

机の上や足元には書類がたくさん…
ここまで溜まると片手間に片づけるのは難しいですよね。

 

今日は「一日集中して片づける日」と決めて頂いたので
夕方には机の表面が見えるまでになりました。

 

会社全体で出た廃棄量はこちら

 

 

みなさん、オフィスで書類を整理整頓する体験は初めてでしたが
捨てる筋トレに徐々に慣れてきている印象がありました。

 

1回目は「捨てる」に力を入れて、量を減らすことをに専念しました。

 

 

第2回目(2019年3月)

3か月後に、2回目の捨てリングの実施を行いました。
2回目は、キャビネットに保管している書類の整理整頓です。

 

年末調整の業務を終えた社内は、
お客様へ返却するする書類で溢れかえっていました。

 

キャビネットの中も上も、書類が入った封筒でいっぱいです。

 

 

返却する書類をまとめるチームと
キャビネットに残った保管する書類を整頓するチームに
わかれました。

 

前回の捨てる基準を思い出しながら、
「要」「不要」の振り分けがサクサク進んでいきます。

 

そして、探しやすいカテゴリー分けをして、
タイトルをつけて表示させていきました。
(個人情報になるのでぼかしていますが、フセンでタイトル付けを行いました)

 

 

いままでは、使っている人しか何の書類かわからなかったのが
誰が見ても、何の書類がどこにあるのかが分かるようになりました。

 

チームでお仕事をしている会社にとって、
誰か一人しかわからないということはリスクにつながります。

 

2回目では、今まで個人持ちだった書類が
誰が見てもわかる、共有されたキャビネットをつくることができました。

 

第3回目(2019年6月)

また3か月後の6月に、3回目の実施を行いました。
2回を通してだいぶモノが少なくなり、
3回目は整頓に力を入れました。

 

より探しやすくするために
そしてよりスッキリ感をだすために
皆さんで実施しました。

 

よりスッキリ感を出すために行ったことは2つ

 

①ファイル用具を統一する

 

②ファイルのタイトルを統一する

 

簡単なことですが、視覚的なスッキリ効果は抜群です!

 

今回は、使ってよいファイル用具(ダンボール含む)を選定して、
そのどれかを使ってキャビネットで保管するルールを設けました。

 

実施前

 

実施後

 

全社で同じ時間に整理整頓をすることによって、
全員に書類のルールが共有できて、
これからはこのルールで管理していくことを
認識してもらうことができます。

 

この最後の1回を実施したことで、
よりオフィス内のスッキリ感が生まれて
風通しのよいオフィスになった印象を受けました。

 

最後に

ゴールのスッキリした状態をイメージすることは大切です。
1回でゴールの状態に近づくのは難しいかもしれません。

 

しかし少しずつゴールに向けて行動に移していくと
オフィスがきれいになるだけではなく、
チームワークも磨かれると感じることができました。

 

一日の「整理整頓」を通して、
同じ経験をみんなで共有することで、一体感も生まれます。

 

物理的にモノも少なくなりますが、
経験を通して生まれる、社員同士のコミュニケーションがより深まることこそ
整理整頓を通して得られることなのだと思っています。