会社名：税理士法人町田パートナーズ様（東京都）
業種：税務・経理代行・バックオフィス業務改善システム開発
従業員数:約30名

①どんなことに困っていたか

税務・経理代行を行っている部署には、お客様からお預かりした書類や領収書を
ある一定期間、書庫内で保管を行っています。

今までは、書庫を物置きのように使い、
担当者が頭の中で設計した地図を元に、書類をしまっている状態でした。

「自分しか使わないので、自分がわかっているので大丈夫です」
「ばらばらにならないために、送られてきた封筒にしまっています」

おっしゃることはわかるのですが、
お客様からお預かりした書類は、大事な情報です。
お仕事を行うために必要なものですが、
きちんと管理することも、大事なお仕事のひとつです。

②こうやって解決しました

今回の書庫を整理整頓をするにあたり、
町田代表は、使っていい保管用アイテムを3つに決めました。
・ボックスファイル（プラスチック性）
・穴あけの厚型ファイル
・段ボール

今までは、
・紙袋に入れてあった書類
・書庫内の棚に直置きされていた書類
が目立っていたのですが、社内の共有ルールとして、町田代表が決められました。

1日をかけて、社員の皆さんが協力をして
ファイル用具の入れ替えや、見出し作成を行っていきました。

人によって保管方法がばらばらでしたが、
今回をきっかけに、「お客様ごとにケースを作って保管する」ことに統一されました。

③まとめ

9:30にスタートして、16:00には写真のような状態になりました。
一人ひとり、ご自身が出来ることを実施して、短い時間で社内全体がすっきりしました。

普段から、良いチームワークでお仕事されていることがうかがえました。

今回大きく変わったことは、みなさんが各自持っていた今までのやり方を手放して、
社内のルールに統一ができたことです。

今までの自分なりのやり方が、効率がよいと思っていても
「整理整頓がされてあり、仕事がしやすい環境を整えているか」とは違うことです。

半年前から環境整備に取り組まれている会社さんですが、
またひとつ、社内の環境が変わりチームワークを築いていた瞬間に立ち会うことができました。