2019.05.31 山崎文栄堂

ひと目でわかる!見つかる!ファイルの『整頓』方法

会社名:志賀塗装株式会社(福島県)
業種:塗装・リフォーム・不動産
従業員数:約20名

 

20年以上志賀塗装様を支えてこられたベテランお二人の、デスクと書棚周りの整理整頓のレポートです。

 

前回は第一弾として、
書類の『整理』=捨てる
に特化して徹底的に不要な書類やモノを捨てていただきました。

 

第一弾の様子はこちら
https://bun-eidou.co.jp/focus/6334/

 

 

今回は第二弾として
・机の文房具の形跡管理
・書棚の書類の『整頓』
をサポートして参りました!

 

 

どんなことに困っていたか
一見スッキリ見えますが、ケースを取り出し中身をみてみないと書類が特定できない状態。

 

お二人は感覚的に書類の保管場所がわかっているようですが、他の同僚の方は探している書類の特定に時間がかかってしまうことも。

どれが必要な書類なのかも不明でした。

 

こうやって解決しました。
<机の文房具の形跡管理>

まず、一度机の引き出しの中身を全部外に出します。

そしてそのまま外で『使う』・『使わない』に分けていきます。

 

ペンもたくさんお持ちだったので、インクが出る・出ないも確認しました。

同じ色の蛍光ペンが3本あるなんてこともあるので、手元に持っておく数を絞ります。

 

『使うもの』について、平引き出しの中でどのようにレイアウトするか、置く位置を決めます。

 

レイアウトしていく中でのポイント
右利き?左利き?を伺い、右利きの場合はよく使うものを右側に置くなどの工夫をします!

 

レイアウトが決まっったら、ウレタンをくりぬいて置く場所を作ります。

 

今回、志賀塗装様のご要望はハイレベルで、置く向きも大事にされました。

置き方が揃うように、『▲』シールをつけて置く向きを整えます。

 

机の文房具の形跡管理が完成!!

 

不要なものが追加で置かれないように、置き場所と置く位置を決めました。
(1か月後の訪問でキープできているかチェックします。)

 

 

<書棚にある書類の『整頓』>
前回は、『整理』で書類棚にある書類を『要』・『不要』に振り分けました。

今回は、残った『要』、つまり必要で保管する書類を『整頓』します。

 

『整頓』ですることは

・置く場所を決める

・名前を表示する=ファイル用具にタイトルをつける(保管期限をつけて)

 

~ワン・ポイント~
書類の使用頻度、取り出して見たり回覧したりされているかを伺い、書類を置く位置を決めていきます。

 

使う頻度が低くめったに取り出さない書類は、手が届きにくい一番上の段や腰をかがまないと取り出せない一番下などに。
よく取り出すファイスボックスは、目線の高さのあたりに置くなど決めていきます。

 

選定したファイル用具に書類を入れ替えていきます。

 

~ワン・ポイント~
書類の種類によって、使うファイル用具を分けます!

 

・請求書や納品書・見積書のようにフォーマットが決まっていて、定型的な書類
→厚型2穴ファイル

・定型的な書類でなく、その都度発生し書類の内容がおわったら廃棄する書類
→インデックス付きクリアフォルダー/ボックスファイル

 

※ファイル用具は、ファイルの色・大きさをそろえると見た目もスッキリ。

 

ファイル用具に振り分けた後は、振り分けた書類のファイル用具に付箋で仮のタイトルをつけていきます。

 

仮タイトルがつけ終わったら、ファイルの背見出しを作ります。

専用のファイル管理ソフトに書類のタイトルや保管期限を書いていきます。

 

プリントアウトをして線に沿って切り抜き、ファイル用具に差し込み完成です!

 

まとめ
ポイント3つをおさらいしましょう!

 

①整理するときは全部外に出してから、外で『使う』『使わない』を分類していく
②ファイル用具は、書類の形式(定型・非定型)に合わせて選定する
③ファイルの色・大きさをそろえると見た目もスッキリ

 

今回は配置まで完了しました。

次回は住所を表示して、取り出したファイルボックスをもとに戻せるようにしていきます。

 

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ご興味ありましたらぜひ一度弊社までご相談ください。
TEL:0120-322-881

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山崎文栄堂までお問合せください。
https://bun-eidou.co.jp/filing/
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