2019.04.20 山崎文栄堂

グループ承認を提案し、総務のみでの発注から、全員で管理できる仕組みになりました

業種:IT
地域:東京
従業員人数:300名

 

どんなことに困っていたか?
東京本社以外に、大阪や名古屋などにも拠点をもつお客様。

 

東京でアスクルのIDを持ち、1つのIDから各拠点の注文を行っていました。

 

総務宛てに各拠点から注文の依頼が届き、商品内容の取りまとめた上、上長の承認を経て注文をするという流れです。

 

・各拠点からの細かな注文を総務で取りまとめていること
・1つのIDに対し1人しかログインができないこと

 

この2点に効率の悪さを感じていました。

 

こうやって解決しました
まず、各拠点にIDを付与
総務ですべて取りまとめている状況から、拠点ごとに各々注文ができるようにしました。

 

次に、上長の承認と同じ流れを組むため、ソロエルアリーナの「承認機能」を設定
承認の設定方法の中には「グループ承認」という機能があります。
承認者を複数登録しておくことで、登録されている人なら誰でも承認ができるようにしました。

 

また、請求書は拠点ごとに送付希望とのことで、エリアごとに請求書が発行される登録方法でご用意しました。

 

1人しかログインができない状況から、各拠点でのログインが可能になることで総務が注文する負担を削減
従来の「上長の承認」という部分は変えず、グループ承認により承認までの時間を短縮
総務で全体の注文を把握できる仕組みになりました。

 

喜びの声
「今まで面倒だったアスクルの発注ですが、コスト削減もでき、総務の負担が大きく減りました。
グループ承認で運用することで、1人が休んでいても注文が通ります。
承認依頼のメールが各人に届くため、総務でどこがどれくらい注文をしているか把握できるのも良かったです。」

 

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ご興味ありましたらぜひ一度弊社までご相談ください。
TEL:0120-322-881

アスクルについてのご相談は
山崎文栄堂までお問合せください。
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