2019.04.23 山崎文栄堂

オフィスの中の書類にゴール(出口)を決めて流れる仕組みをつくる

会社名:税理士法人町田パートナーズ様(東京都)
業種:税務・経理代行・バックオフィス業務改善システム開発
従業員数:約30名

 

どんなことに困っていたか
経費精算代行のお仕事として、お客様からお預かりした領収書や各請求書が社内にありました。
書類の保管は個人ごとのルールで運用。

 

お預かりから1年経過した月に返却できている担当もいれば、返却のタイミングを取り決めしておらず、タイミングを逃してお預かりしたままの書類があったりとまちまちでした。

町田代表の思いとして以下の方針を定め、1日(7時間)かけてオフィスの中の整理整頓を全員で協力して進めました。

 

チームワークを強くしていくために自分たちのオフィスの中を整理整頓していくこと
・紙の取り扱いが多いお仕事なので、曖昧な書類をなくし書類の入口から出口までの流れをみんなで作ること
作ったルールをみんなで守ること

 

 

こうやって解決しました。
まずは、今回の望む成果を「社内にある書類の保管期限をはっきりさせること」にしました。

 

この1日をチームワークで乗り切るために「手が空いた人は、積極的に『今手が空きました、手伝って欲しい方いますか?』」と声をかけましょう!と決めてスタート。

 

書棚からすべて書類を出し、棚の外で以下のように書類を仕分けていきます。

 

・保管する(いつまで)
・そのまま廃棄する(溶解処理する)
・お客様に返却する
・スキャンをしてから廃棄する
・スキャンをしてからお客様に返却する

 

仕分けと並行して手が空いた方がスキャンをしたり、お客様への返却用にダンボールに書類を詰めて出荷準備をしたりと、どんどん書類のゴール(出口)が決まっていきます。

 

 

まとめ
最終的に180cmの高さの書棚、およそ15本分の書類の整理整頓が進みました。

 

数字的な成果として

・ダンボール8箱分の廃棄
・ヤマトヘ出荷した梱包箱・袋 約40個

皆さんの協力のもと、社内に曖昧な書類がなくなり、保管書類の保管期限もはっきりすることができました。

また、棚に戻す書類にはポストイットを利用してタイトルをつけ、ファイルやボックスの中の書類の中を明確にすることができました。

 

次回は第2ステップとして、ルーティーンで入ってくる書類の入り口から出口までの流れをつくります。

 

また、流れの中で置き場を決め、
「ここに置いてある書類はスキャンする」「ここに置いてある書類は出荷する」

という行動に繋げられる仕組みを作っていきます。

 

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ご興味ありましたらぜひ一度弊社までご相談ください。
TEL:0120-322-881

 

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山崎文栄堂までお問合せください。
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