2019.03.26 山崎文栄堂

書棚3本分からダンボール7箱分の廃棄

会社名:志賀塗装株式会社(福島県)
業種:住宅リフォーム事業、住宅塗装工事事業など
従業員数:約20名

 

どんなことに困っていたか

ファイル用具が揃い、見た目もスッキリとした書棚3本。

もう整理整頓出来ているのでは…?そんな印象を受ける書棚でしたが、以下の3点で悩まれていました。

 

・何がこのボックス入っているのかわからない
・他の人の書類を探してと言われても探せない
・ファイルが取り出しづらい

 

今のファイルはとりあえず見た目を揃えようと、100円ショップで買い揃えたもの。

プラスチックのためやわらかく、しっかりとファイルするには心もとない感じでした。

 

こうやって解決しました

まず、整理整頓の基本である捨てる作業を行いました。

書棚に入っているファイルを全て外に出し、そこから整理(捨てる)スタート。

1つずつ白のケースから書類を取り出し、「要」「不要」の振り分けを行いました。

 

不要の基準は、
・法廷保管年限が過ぎている書類
・保管年限がなく、もう見ない書類
・年度が更新されているマニュアルや行政機関からのお知らせなど

 

最初は捨てられるのか不安もありましたが、いざ始まると驚くほど「不要」に書類が振り分けられていきます。

今回のゴールはカテゴリーを見直し、新たに見出しをつけて書棚に戻すこと。

ファイル用具の入れ替えは、次回に実施予定です。

 

効果

3年前に一度書類の大掃除をしていましたが、3年間でダンボール7箱分とその他不要な備品がこんなにも溜まっていることがわかりました。

参加された社員の皆さんは廃棄量の多さに驚きながらも、どこかスッキリした表情が印象的でした。

 

まとめ

一度整理整頓をしても、毎日仕事をしていくうちに書類は新たに溜まっていきます。
部屋の中でも知らず知らずのうちに、埃が溜まっていることがありますよね。書類でも同じです。
書棚のスッキリを維持させるために、定期的な書類のお掃除を心がけましょう。

 

 

【オフィス環境サポート】

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