①どんなことに困っていたか

書類や文房具は、特にルールを設けることなく、
個人デスクや共有書庫でなんとなく、保管をしていた様子。

その書類を扱っている人しか、どこに何を置いているのかがわからない状態。
代表が変わられるタイミングでオフィスをスッキリさせたいと思い、
今回個人デスクの捨てリングと共有書庫の整理整頓に取り組みました。

②どういうことに取り組んだか
個人デスクも共有書庫も、まずは一度全て外に取り出します。

写真は共有書庫を整理整頓をし始めた様子です。
一度全て外に出すことで、どのくらいの書類量を抱えていたのか、客観的に判断することが出来ます。

その後は「要・不要」を振り分けながら、ファイル用具の見直しも行なっていきました。
書類のカテゴリーごとにファイルをまとめ、社内保管期間と倉庫保管期間の年数のルールを決めて、
ファイルの背見出しに記入を行いました。
要の書類を書庫に戻してあげれば完成です。

③効果
今まで個人の感覚で、
「●●の書類はこのファイルに入っていて、ここら辺に置いてある」
だったものを、ファイルにタイトルと保管年限を作り表示させることで、
社内の共通認識のルールを作ることができました。

保管期間が表記されていれば、入社したての社員でも、書類廃棄のタイミングを知ることができます。

④まとめ
私たちはオフィスにある書類は、会社の所有物と考えています。オフィス内の99%は共有書類です。
使う人だけがわかるのではなく、全社員にオープンで、みんなで管理するイメージを持っていきましょう。