2019.02.01 山崎文栄堂

「オフィスを変えたい!」は、まず書類の整理整頓から始めます

オフィスを変えたい』と思う理由は様々あると思います。

例えば
・人が増えるのに、席がな-い!→席つくらなきゃ!!

・なーんとなく、雑然としていて、スッキリしない

・いっつも、探しものしてるなー・・・

 

多くの方が『変えたい』と思う状況の多くに

『モノの多さ』が心に引っかかっていらっしゃるかもしれません。

 

 

ここで言う『モノ』というのは『書類』も含めてイメージしてください。

・なーんとなくずーっと置いてあるな、この書類

・机の上で作業するスペースが確保できないぐらい、なんか積まれている!

・床が モノや書類で埋まっているな

 

こんな心の声が出てきそうな環境だったり、近い状況のみなさまに、

『こうしたら、スッキリできます』という、お役に立ち情報を今回は、お届けしていきます!

 

 

『なんとなーーく』散らかっていて、整理整頓できていないけど、これは何が原因なのかな?

まず、散らかったオフィスの中で、一番多いモノは『書類』ではないかと思います。

なので、まずは、この『書類』を何とかしましょう!

 

 

オフィスにある書類は、主にどんなところにしまってあるかというと、個人の机の引き出しや、共有キャビネット(書棚)ではないかと思います。

 

では、この個人デスク・共有キャビネット中にしまってある場合、整理整頓していくとしたら、

どちらから整理整頓を進めていけばよいのか?

これは、私たちの経験から、おすすめしているのですが、『個人テスク』からです。

 

 

個人デスクが終わったら、共有キャビネットへ整理整頓を進めていくとスムーズです。

 

なぜかというと、私たちの考えるオフィスにおける書類の位置づけは、社内にある書類の99.9%は『共有書類』と考えているからです。

 

ここでいう『共有書類』というのは、みんなで見たり(セキュリティー的に限られた人だけ扱う場合も含めて)、取り扱ったりする書類のことです。

 

例えば、急にお休みされているスタッフの書類でも、一緒のチームのメンバーが探すことができる・分かる状態を目指します。

私たちの場合、書類は1つの検索に10秒以内で探せる状態にしています。

 

これらを踏まえると、お気づきかもしれませんが、書類は個人のデスクには収納しないことをおすすめしています。

また、『自分の身の周り』から整理整頓のお片付けをすると、捨てる・捨てないの判断もしやすいことから、進みが早いです。

 

 

ここで、整理整頓が進むシンプルなポイントをお伝えします。

キーワードは
「出す」→「わける」→「もどす」です。

 

■個人机
①『出す』→個人の机の中身をすべて出しましょう。

中身を全部だしたら、近くの場所にカテゴリーごとにまとめましょう。

 

②『分ける』→カテゴリーごと1つずつ見直して、『捨てる』のか『もどす』のかの2択で考えます

★捨てる基準として持っておくと便利な考え方★
・いつか見るだろうと思って半年間、手に触れてない書類(モノ)でもずっと机にある

・前任から引き継いでそのまま持っている書類→意外とこういう方多いです!

・原本でないコピーの書類

 

 

どーしても、捨てることに迷われる方へ朗報です!
『半年後に捨てるボックス』作ります。
→どうしてもまよったらです。でも半年後に一度も手に触れなかったら、そのままボックスごと捨てましょう!

 

③もどす→減らしてから戻しましょう!
最後に取っておくとなった書類は、個人机ではなくて『共有キャビネット』に戻します。

 

 

この個人机のお片付けは、ひとりで取り組むよりは、チームや会社全体で、一斉に取り組むことをおすすめします。

 

私たちはこの「出す」→「わける」→「もどす」の一連の取り組みを称して「捨てリング」と読んでます。
例えば会社の全員や部署全員で、この捨てリングやってみるとお祭りみたいにワイワイと楽しくできたりします!

 

全体で取り組む良さは、

「こんな書類でてきたけど、もう、いらないよねー」
「私も同じカタログ持っているから1つに絞ろう」など

情報交換できますし、捨ててスッキリする変化も共有できて、意外と楽しい!

そして、みんなで取り組むと『思いきって捨てることができる』というお声も頂きます。

 

 

整理整頓がひと段落したあと、

共有キャビネットの整理整頓をどのように、キープしていくのかは、また別の記事でお伝えします。

 

『えーー!うちもやってみたいけど、できるかな?』・『うまくいくかな』とお悩みの方は、お気軽にご相談ください。

 

最後に、そういう文栄堂さんはどんな状況なの?と思われる方もいらっしゃるかもしれないので、

当社の『社長デスク』の状況をご紹介。こちらが代表の山崎のデスクです!ジャー――――ン!

 

 

『ほとんど、なにもないっ!』

 

ちなみに社長専用で利用されている共有キャビネットのスペースは棚2段分のみ。

『コンパクトッ!』

 

統計的に、事務でお仕事されている方が見る文書の99%が、作成・収集されてから1年以内のもの(ナレムコの法則)といわれています。

『なーんだか、書類がばらばらと、たくさんあるな・・・』と思われる方は、是非、こちらを参考に、取り組んでみてください。

 

まず最初は、全部『出す』ことから始めましょう!

 

★オフィス見学ツアー開催中★
東京にある山崎文栄堂では、オフィス見学ツアーも開催しています。

書類整理の取り組み方もお伝えできるので、『書類の整理整頓』や『オフィス見学』にご興味ある方は、

【お問い合わせ】もしくは、tel:0120-322-881 へ、お気軽にご連絡ください!