2019.02.01 山崎文栄堂

「オフィスを変えたい!」は、まず書類の整理整頓から始めます

会社名:株式会社アイム様
利用規模:200人から300人

 

◆導入目的:オフィスをきれいにしてレイアウトも変えたい

◆課題:共有棚に眠っている書類が多く、そのうえ入りきらず個人のサイドキャビネットに保管。
なんとなく、ものが散らかっており、整っていない。置きっぱなしのものが目に付く。

◆導入効果(総務・経理・人事編) 書類を分類するなかで、書類はなんでも保存しなければいけないとすべてファイリングしていたが、
ファイリングしなくてもいい書類があることがわかり、その分、別の仕事に充てることができ、早く帰宅することができそう。(2018年10月現在検証中)

 

【詳細内容】

◆導入目的
介護のお仕事はとにかく書類を使ってのお仕事が多い。
キャビネットの中の書類量も100%。壁面の書庫が入りきらないので、共有書類も個人のサイドキャビネットで保管をしなければならない状態

 

 

今回は山口社長と佐藤専務から「オフィスをきれいにしたい」「オフィスを変えて、レイアウトも考えたい」とにかく、オフィスを今の状況から良くしていきたいという熱い思いを受け取り、半年間の整理整頓のプロジェクトを始めました。

 

◆ご提案内容
・2018年10月から2019年3月までの半年間
・1か月2日間訪問(月1部署ずつ整理整頓をしていく)
・1日7時間 社員の方と整理整頓を実施

まずは、決まったフォーマットの書類を多く取り扱う経理・総務・人事のデスクと共有棚の整理整頓を実施

 

◆日時:10月4日・17日の2日間
・担当部署:総務・経理・人事

 

書類の整理整頓を始めるときは決まって2つのことを先に意識してすすめます。
①個人のデスクから整理整頓をする。
理由は、個人のデスク・キャビネットを先に実施して、共有化できる書類を外にだすこと。

②総務・経理・人事などの、法廷年限がはっきりしている・フォーマットがおおよそA4と決まっている書類を取り扱う
法廷年限が決まった書類は、保管年限がはっきりしているので、いつまで取っておくかが明確。あとは、どこに、どのような形で保管しておくかを決めて実施するだけ。最初から、「この書類はいつまで保管しようか・・・?」と悩んで手をとめることは避けたいところです。

 

◆実際の活動
・10月4日 個人のデスクの整理整頓と共有棚の整理
・社員方参加:川野さん・三井さん・吉池さんの3名
・当社スタッフ:清家・上村・長谷川の3名

・整理整頓を始める前の準備
要・不要と書かれた段ボールを配置デスクの現状をチェック!なんと、私たちが来る前に「整理整頓しておきました!」と嬉しそうにお話する吉池さん。

 

ほぼ、からっぽ!

すばらしい!

 

ということで、吉池さん以外の他お二人のデスクをチェック。事前に整理していたのでスッキリしていましたが、共有書類がはいっているようだったので、さっそく始めます。

まずは、机の中を全部出す。

 

 

上村  「このファイルはなんですか?」

川野さん「これは、前任から引き継いだ書類ですね」

上村  「前任のかたからお仕事を引き継いだのは何年前ですか?」

川野さん「2年ぐらいまえかな?」

上村  「この引き継いだ書類は見返すことありますか?」

川野さん「ないですね」

上村  「では、捨ててしまってもお仕事支障ありますか?」

川野さん「ないですね」

上村  「捨てましょう!!」

 

デスクの外で「要る」「いらない」を分類していただきます。

 

そして、書類は書棚にいれることをイメージして戻さず、
備品だけ、サイドキャビネットの1段目を使用。

なんと2・3段目は空っぽに!

 


机のうえにおいてあったケースも取り外し、
共有していた書類は、共有の棚へ保管場所を決めていきます。

 

そして、個人デスクが、予定よりも早めにスッキリできたので、
デスクに一番近い共有棚も整理整頓に着手しました。

 

 

先ほどと同様、棚から全部のファイルを出す。棚の外で、「要る」「要らない」を分類していきます。保管されていた書類が、法廷年限が定められた書類がほとんどだったので、年度ごとの保管用の箱を用意。

そして、今期の書類と前期の書類を執務室の棚に置いておきます。

また、個人のサイドキャビネットに保管していた
書類も共有棚に一旦仮置きします。

 

 

1日目は、個人のデスク周りの整理整頓の実施と個人のデスクから出てきた書類を、共有棚に仮置きするところまで行いました。

 

この1日で、
溶解処理の必要な書類が2箱
70リットルのごみ袋4袋

 

捨てたもの中には
・書類を取り外した大量のファイル
・ファイルを保管していた、ファイルワゴン
・書類の横置きトレー
・1年に数回しか活用しないコインチェッカー

 

 

 

◆まとめ
総務・経理・人事の書類は、整理整頓しやすい!
業種問わず、法廷年限の保管期限が明確なので、分類もしやすいです。

そして、案外あったのが、マニュアル類。電化製品やシステムのマニュアル。調べられる先が明確であれば、書類で保管する必要性はないので、手放すことができます。

アイム様の総務・経理・人事の書類はまだまだ溶解処理できそうな予感。次回10月17日が楽しみです。

以上です。