2018.12.10 山崎文栄堂

みんなで捨てリングをしたことで、捨てる基準ができました

株式会社イマージョン様
従業員数 18人
業種:経営コンサルタント・マーケティング

 

①どんなことにこまっていたか
書類の整理ができず、書類を探すことに時間がかかっていたとのこと
また、書類の分類・廃棄のルールがきまっておらず、前任の方からの書類をためていた
実に貯めにためていた書類は、全体でダンボール16箱分!

 

②どういうことに取り組んだか?
まずは、書類に囲まれている机の上から、社員5人の方と一緒に
整理=捨てるを中心に実施。

結局前任のかたから引き継いだ書類はほとんどがデータで残っていたので
溶解処理の対象に。

一緒に整理を進めることで、同じ時間と場所を共有して、
「これは要るの?」
「もう取っておかなくてもいいよ」
「データがあるから紙ではいらないね」
と、スタートから時間が経過するにつれて会話のやりとりが盛んになっていきます。

社長のデスク周りは、今までの捨てリングで初めてのことでしたが、
不要だと判断したものの中に、
『靴!』『カバン!!』がありました。

驚きましたが、使わなくなった靴やカバンを手放していく
藤井社長の表情がなぜがスッキリしているのが、やっているこちらとしては
一番うれしかったです。

そして整頓=書類を置く場所を決める、では、関わる5人の方で、
書類の置き場所、棚の中のレイアウトを決めていきました。

取り出す頻度をもとに、どこにどのファイルがあると取り出しやすいか
話し合いながら、決めていくことができました。

そして書類だけでなく、オフィスの中に置いてあるダンボールに入ったままの
備品にも着目され、貴重な執務スペースを段ボールに入った備品で活用するのではなく、
備品は外部に預けて、その分、空いたスペースを『立って仕事をするエリア』に
変えられました。

 

③効果
イマージョン様2日と半日をかけて、書類と備品の整理・整頓を実施しました。
最終的に、段ボール16箱分の書類を溶解処理として手放すことができました。

「手元に書類をおいていたが、書類を見なくても回っている仕事が大半だということに気づいた」
「同じ書類を2重に管理していることが分かった」
「全員で取り組むことで、勢いで大量の書類を捨てる判断ができた」
などお声をいただきました。

そして、
「みんなで書類を片付けることでルールもつくることができて、保管ルールが明確になった」
と今まで、決まっていなかったことを、自分たちでルールを決めて
取り組んことができました。

 

まとめ
普段なかなかお忙しい中でそれぞれ、書類がどんどん発生し、
保管のルールがないなかで、書類を置かれていましたが、
みんなで捨てる基準や保管する書類を明確化したことで、今後継続的に
入ってくる書類のゆくえ、置き方、保管の仕方をきめることがこの2日と半日で形にできました。