2019.02.04 山崎文栄堂

「捨てられる書類はない!」は思い込みかもしれません…!

アイム様
居宅支援事業部
従業員200人(該当部署3名)

 

①どんことに困っていたか。
国の法律で紙の書類を保管しておく必要があるが、日々増えていく書類をどのように
保管していったらいか。すでにファイルがパンパンになってきているのに
どのように保管していったらいいか悩まれていた。

 

②どのような取り組みだったか?
ご担当の中に書類の流れを伺い、どのような書類を保管していくのか、
詳細をヒヤリングしていきまs。

書類とお仕事の流れを伺っていくなかで、私たちがきづいたことは
『更新されていく書類があるが、更新されてきた歴史のすべての書類を保管している方と
最新の書類のみを残しているひとと、やり方がそれぞれバラバラだった』
ということがありました。

これを機会にと、調べてみると『最新のものだけ保管しておく』ので良いことがわかり、
保管していた書類を一部溶解処理することができました。

また、ファイルをすべてだして、1つずつ書類をみていくと、
メモ書きやケアサポートのお仕事を進めていく中で資料としてコピーや取り寄せた資料も
『念のため』と残してあったことがわかり、1つ1つ確認して溶解処理できました。

意外と、塊のファイルと1枚ずつ書類をチェックしていくと、
本当に残しておく必要のある書類は、案外すくなかったりということがわかりました。

 

③効果
1枚ずつチェックしながら『今度、こういう書類やメモがあったら、捨てていいんだ』と
判断力がつきました。

今後は、資料の書類やメモが発生した際に、その場で捨てていくことができるようになると
スッキリがキープできます。せめて1年に1度は、ご利用者様、お一人ずつファイルをチェックして
整理できるとスッキリが維持できるので、おすすめです。