2018.12.17 山崎文栄堂

「デスクマットを使わない」はスッキリへの近道!?

アイム様
居宅支援事業部
従業員200人(該当部署3名)

 

①どんなことに困っていたか。
居宅支援事業部の方は、ケアマネージャーというお仕事をされており、
お一人がおよそ、60人近くの要介護の認定をうけられている利用者様の
ケアプランを立てて、実際に運用された経過を残していかれていた。

ご利用者様のサービスの利用の経過に伴いに、並行して増えるのが書類。

経過の実績は、基本は紙で保管することが法律として義務化されており、
ファイルの書類がどんどんたまっていってしまうことが悩まれていました。

そこで2日間お伺いして、書類の整理をサポートさせていただきました。

 

②取り組んだこと
とにもかくにも、全体の書類整理は、
まずは個人のデスク周りの書類と備品の整理整頓からということで
1日かけて整理整頓を行っていきます。

個人のデスクのサイドキャビネットに入れていた書類を、
今後は、共有の書類棚で管理できるように、書類を取り出して、
共有棚に置く場所を決めておいていきます。

今回の整理の動きの中で、大きかったのはデスク上のマットを取り外したということ!
そして、不要な書類を整理していったら、両サイド1つずつ、合計2台使っていた、
サイドキャビネットを1台減らすことができたことです。それぐらい、書類を整=捨てる、しました。

デスク上のマットは、一見便利に見えますが、
一度マットに情報をはさむと、次から次へと何かしら情報をはさんでいき、
結局、取り外さないでそのまま、挟んだまま。

人間の情報のなかで、視覚から受ける情報は全体の70%以上とのことだったので、
見えている世界が自分に影響をもたらしている可能性はあります。

できるだけ、見えている状況が「スッキリ」できるように
デスクマットに情報を挟むことを辞めていきます。

デスクマットがあると挟んでしまうという方は、アイム様のように、取り外してしまうと
根本からやり方を変えられるので、スッキリへの効果はテキメン!

どうしても、確認したい情報は、ハードのクリアケースに挟んで、
必要な時にさっと取り出せるような場所に保管しておくことをおススメします。

 

③効果
結局、3人ともデスクマットを取り外し、デスクもスッキリ!見た目もスッキリ!
サイドキャビネットも3台廃棄へ。足元もスッキリできました。

この後でやっと、書類の整理に取り掛かることに!
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