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社長の山崎の書棚を出張書類整理でスッキリできました

書類整理サポート事業部のせいけです。

年末、身近なものの整理整頓をする方もいると思い

今日は整理整頓の取り組み方をお伝えます。

事例として、今年の8月に行った

当社代表の山崎の書類棚の整理整頓を事例に解説します。

まず、整理をする前の山崎の書類棚はこのような感じ。

ぎっしりと、棚の中めいっぱい、入っています。

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一見、整理されているようですが、

ファイルボックスの中は、書類がびっしり・・・詰まっています

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取り出しにくそう・・・というか、手を入れたら

抜けそうにない状況です。

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ちなみに、山崎文栄堂では

書類は10秒以内に探せるようにいつも整理していますが

これでは、確実に10秒以上かかりそうです・・・

ある日、私から思い切って、

「山崎さんの書類棚の出張書類整理、やりませか?」

山崎

「うん、やるやる。やろう!」

と意外と前向きな返事をいただいて一安心。

ということで、数年ぶりの書類整理を決行しました。

まずは、棚の中からファイルボックスを全て

外に出すことからスタートです。

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からっぽの棚は当然すっきり!

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次に、取り出した書類も1ボックスずつ

全部出して、分類を始めます。

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分類は

・廃棄(捨てる)

・保留(スキャン)

・保管(戻す)

の3種類に分類です。

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どんどん、捨てるのダンボールに入っていきます。

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分類が終わりましたら、今度は「保管」と決めた書類を

適正なファイル用具に戻していきます。

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戻すときは、書類のカテゴリーごとに、

そして、取り出す頻度によって、保管場所を決めます。

戻す場所が決まったら、

ボックスファイルにタイトルをつけます。

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最後に、棚の住所表示をつけて

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完成です。

今回は約4時間かけながら、

整理整頓をしてもらいました。

特に時間がかかったのは、

分類の部分です。2時間かかりました。

書類を捨てていいかどうか、迷い、葛藤がありますが

それを超えていくことで、

決断力も磨かれていきます。

最後におさらいですが、整理整頓の流れは

ここと決めたところを

・全部出す

・分類する

・元に戻す

以上、この3つの手順が大事です。

ぜひ参考にしてみてください。

そして、

山崎さん、来年も8月に書類整理やりましょう!