書類整理サポート事業部のせいけです。

年末、身近なものの整理整頓をする方もいると思い

今日は整理整頓の取り組み方をお伝えます。

事例として、今年の8月に行った

当社代表の山崎の書類棚の整理整頓を事例に解説します。

まず、整理をする前の山崎の書類棚はこのような感じ。

ぎっしりと、棚の中めいっぱい、入っています。

一見、整理されているようですが、

ファイルボックスの中は、書類がびっしり・・・詰まっています

取り出しにくそう・・・というか、手を入れたら

抜けそうにない状況です。

ちなみに、山崎文栄堂では

書類は１０秒以内に探せるようにいつも整理していますが

これでは、確実に１０秒以上かかりそうです・・・

ある日、私から思い切って、

「山崎さんの書類棚の出張書類整理、やりませか？」

山崎

「うん、やるやる。やろう！」

と意外と前向きな返事をいただいて一安心。

ということで、数年ぶりの書類整理を決行しました。

まずは、棚の中からファイルボックスを全て

外に出すことからスタートです。

からっぽの棚は当然すっきり！

次に、取り出した書類も１ボックスずつ

全部出して、分類を始めます。

分類は

・廃棄（捨てる）

・保留（スキャン）

・保管（戻す）

の３種類に分類です。

どんどん、捨てるのダンボールに入っていきます。

分類が終わりましたら、今度は「保管」と決めた書類を

適正なファイル用具に戻していきます。

戻すときは、書類のカテゴリーごとに、

そして、取り出す頻度によって、保管場所を決めます。

戻す場所が決まったら、

ボックスファイルにタイトルをつけます。

最後に、棚の住所表示をつけて

完成です。

今回は約４時間かけながら、

整理整頓をしてもらいました。

特に時間がかかったのは、

分類の部分です。２時間かかりました。

書類を捨てていいかどうか、迷い、葛藤がありますが

それを超えていくことで、

決断力も磨かれていきます。

最後におさらいですが、整理整頓の流れは

ここと決めたところを

・全部出す

・分類する

・元に戻す

以上、この３つの手順が大事です。

ぜひ参考にしてみてください。

そして、

山崎さん、来年も8月に書類整理やりましょう！