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第93回 書類整理セミナー+オフィス見学会が開催されました

DATETIME2009.09.25AUTHOR山崎文栄堂

第93回 書類整理セミナー+オフィス見学会が開催されました

 

本日お越しいただいたお客様

株式会社ソーケン様
株式会社ゲンバリサーチ様

 

本日のスケジュール

13:00 スタート
13:10 会社の変革について(営業本部長 若狭)
13:20 オフィス見学
14:40 書類整理セミナー (代表取締役社長 山崎登)
15:45 書類整理実習
17:00 懇親会

 

まずは代表の山崎より挨拶をさせていただきました。
山崎文栄堂の創業時代からの会社の変化、社員の変化。
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取り組んだことと失敗経験まで、全部本当の話です。

 

本部長の若狭より、山崎文栄堂の変革についてお話させていただきました。

事業概要と組織の紹介。
幹部社員も20代の若手社員が中心です。
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コミュニケーションの変化を2004年と2009年の比較
社長が社員の話を黙って聞く回数:2004年→0回、2009年→50回(毎週木曜日幹部報告)

 

 

オフィス見学は「きまるーむ」からスタート

 

扉をつけなくても、持ち出し管理ができるので

見える化とセキュリティを同時に実現させる書庫です。
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社長山崎のデスク

山崎は立って仕事をしています
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人事ボード

顔写真付きのマグネットを移動しながら
組織や戦略を決めています。
頻繁に人事異動があるので、カード式のマグネットケースに改善しました。
有吉社長「そんなに頻繁に異動があるのですか!?」
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1階エコセンター

エコサポート事業部の取組についてエコサポート事業部の石本より
お話させていただきました。
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新規事業のエコサポート事業部はお客様数のUPのための見込み管理が命です。

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3階のコールセンターから差立板をぱくって見込み管理をしています。

もともとは製造業されている株式会社東伸様の工場からぱくりました。
「次工程はお客様」次の人にもわかる管理の仕方が重要です。
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1階→2階階段壁面はパクリの掲示スペースです。

教育チームが、他社からのパクリや社内他部署からのパクリを推進しています。
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階段正面はサンクスカード掲示場所 ※前回から改善しました!

感謝は目に見えないので、小さな感謝も形で表すサンクスカードを渡しています。
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ファイリング検定勉強会参加実績表 ※新しい改善です

隔週土曜日に自由参加の勉強会を行っています。
(有吉社長)「自由参加の勉強会って難しいけど、見えるようになると参加するようになりますね」
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勉強会の参加は百回帳のスタンプ対象にもなります。

(スタンプが百個たまると、3万円分の商品券になるんです)
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2階オフィス

 

営業の見える化について

アスクル事業部課長の山崎将央よりお話させていただきました。
TOP50のお客様の訪問予定一覧表
見える化=それを見てアクションが変わること
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キーボックスの改善

この改善で鍵の紛失がなくなりました!

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2階→3階 階段壁面は、チーム活動の掲示板です。

採用チーム 入社への道のり
内定者のイベント参加状況を見える化しています。
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永井様「内定者がかばん持ちってなんですか!?内定者なのに名刺があるんですね。」
山崎文栄堂の内定者は、社員と一緒に参加するイベントがたくさんあります。
バーベキュー大会、アルバイト、渋谷町会御神輿、フットサル大会・・・
コミュニケーションをとるしくみです。

 

 

3階オフィス

コールセンターと経理課が在籍しています。

 

経理の取り組について、入社半年の藤井さん。

藤井さんは実は8月までアスクル事業部の営業をしていました。
経理の知識・経験もゼロです。
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月次進捗管理表

日々の進捗や、実施項目の遅れが目で見てわかるようになっています。
工場の進捗管理を応用して、見える化しました。

 

経理スコア表

月次決算目標日に対しての実績です。
経理も数字で目標管理ができるんです。
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経理のマニュアル

業務ごとに、1案件1ホルダーでタイトルを付けています。
マニュアルが誰でも探せるから、異動間もない新卒の藤井さんが活躍できるんですね。
11月に一人で月次決算3日を達成するために、引き継ぎに取り組んでいます。
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業務課課長 平野さん

山崎文栄堂はペーパーレスFAXです。
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力量評価表

業務ごとにスキルを数字で評価します。
当月の重点スキルアップ業は背景が赤色
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やまざき文具店

山崎文栄堂の文房具の在庫管理をしています。
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最低必要在庫数を切ったら、発注依頼カードを担当者に渡します。

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山崎文栄堂の書類整理について

山崎文栄堂のポストは黄色、仕掛書類(進行中の書類)は青色です。
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見学会の後は山崎の「書類整理セミナー」です。

お客様のアンケート集計結果の解説からスタート
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山崎の話は、山崎文栄堂が実際に行っている話が中心です。

山崎文栄堂の社員のひどかった過去の実話も・・・
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書類整理には簡単です。

3つのしくみがあれば実践できます。

 

紙の発生から、伝達・保管・保存まで、

書類を捨てるタイミングはたくさんあります。
いつでも捨てられるしくみ。
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流れるしくみ

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探せるしくみ

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書類整理セミナー後半は実習形式です

ファイルの見出しを作ります。
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山崎より、ファイリングルールについての解説

保管と保存の違いについて
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話は変わり、社長の書類整理について

山崎が管理している部署「社長」所属の書類は、
アイウエオ順のボックスファイルで管理しています。
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たとえば、こちらがナ・ハ行のボックスファイルです。

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実習2つ目

PCテプラを使って仕掛ボックスを作ります
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永井様「この見出し付きのクリアホルダーは購入できますか?

 

タイトル付きのクリアホルダーがあっという間にできました!

 

最後に山崎の総括で終了です。

 

17時?18時の懇親会では、たくさんのご質問をいただきました。

 

 

本日ご参加いただいた皆様、ありがとうございました!

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